eDiscovery（电子数据披露）入门：流程基础与步骤

如今，组织往往拥有数 TB 的数据，而其中任何一部分都可能与某个法律案件有关。让这些数据可被发现（可检索）对法律专业人士至关重要，但对为其提供支持的 IT 团队而言，这是一项艰巨的任务。

本文探讨 eDiscovery 是什么，以及如何让整个流程快速、高效且具成本效益的策略。

eDiscovery 是什么？

eDiscovery（electronic discovery，e-discovery，ediscovery，e-Discovery）是一项法律流程，涉及在诉讼或调查中将电子存储信息（ESI）作为证据进行识别、保全、收集和提交。律师事务所和法务部门之所以需要 eDiscovery，是因为他们被要求提供相关的 ESI 来源。eDiscovery 的发现结果会在诉讼相关各方之间进行交换。

由于 eDiscovery 是一项关键的法律与监管义务，因此通常会纳入 information governance programs 之中。eDiscovery 流程覆盖多个部门，并涉及法务、IT 以及业务相关方。

哪些数据可以被视为 ESI？

电子存储信息（或 ESI）可以以多种格式和类型存在于组织的数据库及其他数据存储中。根据《联邦民事诉讼规则》（FRCP），ESI 可以包括“著作、图纸、图表、统计图、照片、录音、图像以及其他数据或数据汇编”。电子信息还可以包括电子邮件、文档、语音信箱以及音频/视频文件。它也包括来自社交媒体、即时通讯平台或智能手机应用程序的任何类型的数据。这意味着，每一条推文或每一条 Facebook 帖子都可能在法庭中被用作证据。

从证据发现（discovery）的角度来看，许多类型的 ESI 都很难处理。电子邮件就是一个很好的例子。法律请求往往要求提供相关邮件，但这种数据具有高数量、缺乏结构且分散分布的特性，这使得组织启用 eDiscovery 成为一项真正的挑战。

电子数据的另一个重要部分是嵌入在电子文件中的元数据。元数据可以指定文件的创建日期和时间、作者、位置以及其他属性。元数据作为极其重要的证据发挥作用，并可用于验证某份 ESI 的真实性，因此必须妥善保留，以防止证据被篡改或损坏（spoliation）。仅仅将文件移动到另一个位置，就可能改变其元数据，从而引发关于其作为证据的真实性的质疑。

什么是法律电子取证（eDiscovery）流程？

Electronic Discovery Reference Model（EDRM）将法律电子取证（eDiscovery）流程划分为六个阶段：识别（identification）、保全（preservation）、收集（collection）、处理（processing）、审查（review）和出具（production）。

• 识别（identification）、保全（preservation）和收集（collection）。 通常，电子取证（e-discovery）流程从一项法律义务开始：保全可能具有相关性的文件。若预计会发生诉讼行为，律师将界定电子取证（e-discovery）的范围，并识别与保全相关的ESI，以确保其无法被修改或删除。
• 处理（processing）、审查（review）和出具（production）。 将收集ESI，对其进行分析，并将其格式化以便在法庭中使用。分析至关重要，因为它有助于在处理开始之前剔除无关数据，从而实现成本节约。

在所有阶段中，同样关键的是要确保eDiscovery活动可追踪并有据可查（文档化）。

使用 eDiscovery 取得成功的关键在于：在必须采取行动之前做好准备。但如果没有深入了解手头有哪些数据以及数据存储在哪里，就很难为电子发现（e-discovery）流程做好准备。随着数据量不断增长，若组织依赖手动流程对数据进行分类，就会在 eDiscovery 中举步维艰。糟糕的信息管理实践将推高为应对 eDiscovery 请求而进行的数据收集成本。

eDiscovery 流程有哪些指导原则？

《联邦民事诉讼规则》（Federal Rules of Civil Procedure，FRCP）作为民事法律程序的一部分，用于规范电子发现（electronic discovery），并对 ESI（电子存储信息）的处理规定了严格的指导原则。该法律要求组织通过具备可被发现的 ESI 来做好诉讼准备。组织必须在诉讼立案之日起 99 天内，并在“meet and confer”（会面并协商）会议前的 21 天期间内回应 eDiscovery 请求。如果未能满足这些 eDiscovery 时间要求，或完全放弃 eDiscovery，将大大降低一方在法律上的成功机会。未能保全或提交文件，可能会被视为 spoliation，从而导致罚款及其他制裁。

市场上有哪些 eDiscovery 服务？

由于企业存储的大量电子数据，eDiscovery 流程往往十分复杂。好在市场上有多种 eDiscovery 服务可供选择，能够帮助减少工作流程所需的时间与成本，并通过实现更快且更具可辩护性的结果来提供诉讼支持。

对于更复杂的任务，组织通常会外包 eDiscovery 流程。但对于典型的企业诉讼以及诸如劳动争议之类的法律问题，eDiscovery 往往也可以在内部完成。以下是一些关键流程和服务，供您了解。

• 数据收集服务与计算机取证 用于从各种数据源中识别并收集潜在相关的数据，包括云端、移动端或恢复系统等。针对民事与刑事案件，收集方法可能有所不同，并取决于数据量、内部 IT 资源的可用性与技能，以及数据源的可访问性。一个可靠的选择是 数据发现与分类 软件。这些解决方案会按数据类型进行分类，并能够识别潜在证据，同时将其移动到安全位置，以防止不当篡改或销毁。
• 数据保全 涉及保护 ESI，防止其被修改或删除。常见的数据保全技术包括法律保全（legal hold）流程、collect-to-preserve 方法，以及自动的原地保全（例如冻结删除功能）。
• eDiscovery 处理 通过提取相关数据并对 eDiscovery 发现结果进行其他清理工作，来为审查和提交（production）做好文档准备。它包括元数据提取、编目与去重（确保仅呈现每份相关文档的一份副本）。
• 早期案件评估（ECA） 用于在法律事务的早期阶段需要识别并收集潜在证据时。为缩短项目时间并尽量降低成本，必须在与保管人（custodians，即拥有潜在相关 ESI 的用户）协作的基础上限制所收集的数据量，以了解哪些数据可能与诉讼相关。ECA 也可以包含数据分析，以帮助法律顾问对现有信息进行客观评估。

结论

通过实施健全的 eDiscovery 流程，您可以降低满足 eDiscovery 请求的成本；提升诉讼准备度与合规性；提高数据保留与检索的准确性；并确保用于诉讼所需的 ESI 的安全性与隐私保护。