记录管理政策的重要性

责任必须由相关人员承担

记录管理（records management）最重要的组成部分，是将责任明确分配给特定个人。追踪某项具体政策由谁正式批准相对容易，但同样关键的是要规定谁对该政策各方面承担长期责任。由于组织中的人员会随着时间发生变化，你的政策不应写明具体姓名，而应写明岗位/角色。如果组织对政策中所提到的角色进行了更名或取消，你将需要更新该政策。

许多人容易忽视的一个角色是 Executive Owner（高管责任人）。处于高层决策层级、拥有席位的人员需要理解记录管理（records management）的要求，并参与确保政策能够得到落实。如果未能做到这一点，组织往往会在预算与规划周期中降低记录管理项目的优先级，并且只有在出现问题时才会对信息治理给予应有的关注。降低损害往往需要的资源，比起为防止问题发生而投入的资源要多得多。

在分配角色和职责时，请牢记最重要的规则：为某一特定角色指定不止一名人员，将必然导致无人承担责任。

解释“为什么”

在制定文档管理政策时，必须说明这些政策背后的业务与监管动因。内容需要具体，包含来源链接，并列出所涉及的所有因素。如果这些动因看起来存在冲突，这一点尤其重要。提供这些细节会带来两方面的效果：

• 这会让你在文档保留和文档存储方面的决策更具可辩护性。如果审计人员或调查人员查看该政策，就能看到这些要求背后的理由。
• 它为制定这些政策的监管与业务环境提供了机构记忆，并伴随记录管理的相关背景。理解这种环境如何影响了你们组织的信息治理，将使继承这些政策的人能够就需要修改或删除的内容做出更明智的决定，从而避免可能让组织陷入麻烦的变更。

落实您的记录管理政策

我们还没有讨论政策的落地实施。您会发现，示例的记录管理政策也没有深入细节。这是因为，随着技术和业务需求不断演变，组织将如何执行某项政策会随时间而变化；但政策本身相对稳定。

因此，政策明确规定谁负责执行政策，但不说明如何执行。即使政策负责人可能并不直接实施用于管理电子记录的 solution，他们仍应在贵组织如何落实该政策方面拥有充分的话语权。部署和维护为落实政策所需的任何技术工具的任务，通常由技术支持部门负责人承担，这往往是 CIO。

无论贵组织如何落实记录管理政策，都需要由业务与技术领导者共同协作来推动实现。技术团队需要理解，记录管理为何对业务至关重要。业务方也需要理解，他们所提出的要求会带来哪些技术挑战。双方携手制定前进路径，以满足组织需求，并对待办工作进行优先级排序。

结论

从精心制定的档案/记录管理政策开始，你就可以向整个组织说明你试图实现的目标。随后，你可以识别哪些记录最有可能面临信息丢失或未授权访问的风险，并将精力投入到这些方面。之后，你可以逐步扩展组织能力，直到所有记录都得到妥善管理。

在示例档案/记录管理政策 关注财务记录的同时，它也应当帮助你理解任何档案/记录管理政策所需的关键概念。你的组织可能还需要考虑其他因素，但我们的模板应能为你提供足够的起点，让你开始提出正确的问题并着手推进。