NetSuite の監査ログを作成する

NetSuiteは非常に堅牢なプラットフォームで、多量のデータを取り扱い、また生成します。特に監査準備の観点では、そのデータを効果的に扱うには、NetSuiteで利用できるツールと、それらを補完するサードパーティ製ソリューションの両方を十分に理解する必要があります。

この方程式の最初の部分を始められるように、この投稿では NetSuite の管理者ガイド の、プラットフォーム上の重要なアクティビティの追跡と記録に関係する部分を要約しました。

NetSuite の監査証跡を使って重要な財務記録を追跡する

NetSuite のシステムノートは、ユーザーが取引を作成・変更・削除したタイミングをすべて記録します。利用できる情報には、次の内容が含まれます。この取引の履歴に関わったすべてのユーザー、各ユーザーの操作、ユーザーの役割、その操作が行われた日付と時刻、影響を受けた口座があったかどうか、変更後の金額。

システムノートは、包括的な Netsuite の監査ログの基盤になり得ますが、実際には情報量が多すぎることが多く、コンプライアンス準備や問題の切り分けをしようとするチームが過重労働やストレスを抱えがちです。NetSuite の監査証跡（Audit Trails）は、基本的にシステムノートに対して非常に絞り込んだ検索を行うものです。NetSuite にはいくつかの監査証跡が用意されていますが、財務報告に最も関連するのは Transaction Audit Trail です。

NetSuite の Transaction Audit Trail 機能は、必要な情報をシステムノートから検索し、それを確認するためのいくつかの表示方法を提供します。取引の性質や監査担当者が見たい内容に応じて、結果を次の条件で絞り込めます。

• ユーザー
• 実行された操作 （作成、変更、または削除）
• 日付範囲
• 金額

およびその他の基準です。検索を実行すると、結果は「Audit Results」ページに集約されます。ここには、各取引のための分かりやすい1行の要約が付いた NetSuite の監査ログが表示されます。

NetSuite の監査トレイルとシステムノートを使って追跡できる、その他の主要な財務記録には次のようなものがあります：

• 取引の削除： 削除されたレコードに関する情報を取得するには、「Deleted Record」検索タイプを使用します。削除された取引を検索するには、検索の「Record Type」フィールドで「Transaction」フィルターを選択してください。
• 収益認識の変更： システムノートにアクセスして、収益の取り決め、収益エレメント、収益認識ルール、収益認識プラン、高度な収益設定レコードなどの高度な収益管理レコードを表示できます。
• 仕訳（ジャーナル）の変更： NetSuite の仕訳には、「System Information」サブタブが含まれており、システムノート、当該仕訳で有効なワークフローの一覧、ならびに当該仕訳に対して実行されたワークフローの履歴が表示されます。
• ユーザーログイン： 「Login Audit Trail」を使用して、アカウントのユーザー、ログインした日時、そしてどこからログインしたかを追跡できます。システムノートには、従業員、顧客、ベンダー、パートナー、見込み客のパスワード変更も記録されます。

データおよび設定変更のための NetSuite 監査ログを作成する

NetSuite の監査トレイルとシステムノートは、データおよび設定の変更を追跡し、監査担当者に対して厳格な変更管理を示すうえでも役立ちます。一般的なシステムノートの検索では、すべてのレコードタイプに対する変更が表示されますが、より具体的な結果を得るためにフィルタリングすることもできます。個々のシステムノートには Context フィールドが含まれており、変更を行うために使用された具体的な方法（例：ユーザーインターフェイス経由か、SuiteScript 経由かなど）を説明します。

有効化された機能への変更を監査する

Enable Features ページ（Setup > Company > Enable Features）では、NetSuite アカウントで現在使用できるよう有効になっている機能が示されます。なお、「Enabled Features（有効化された機能）」ページには「System Notes」タブがないため、そのページに対してシステムノートの保存済み検索を手動で作成する必要があります。この検索を定期的に実行することで、有効化された機能の変更を追跡できます。

設定（構成）変更を監査する

財務への影響がある一般的な設定の変更のほとんどは、NetSuite の監査ログにあるシステムノートに記録されます。対象となる領域には、会社情報、一般設定、会計リスト、税の設定などが含まれます。

カスタマイズ オブジェクトの変更を監査する

システムノートには、次のカスタマイズ オブジェクトへの変更情報も記録されます。

• カスタム リストとカスタム レコード
• カスタム フィールド
• カスタムフォーム
• SuiteScripts
• カスタマイズされたレポートと保存済み検索

アカウント設定の監査

「Enable Features（機能を有効化）」「General Preferences（全般の設定）」「Accounting Preferences（会計の設定）」の各構成ページには、すべて「Audit Trail（監査ログ／変更履歴）」ページへのリンクが含まれています。そこで管理者は、Audit Trail を使用して、変更内容の一覧（変更された設定や機能の名称、誰が変更したか、いつ変更されたか、変更前後の設定値、変更された機能が有効化されているか無効化されているか）を確認できます。

NetSuite の監査ログに変更を記録する

システムノートや NetSuite の監査トレースだけでは、適切な変更の文書化に代わるものにはなりません。管理者ガイドでは、変更依頼を文書化するために、標準化された NetSuite の監査ログを組織が開発し、導入することを具体的に推奨しています。監査要件を満たすために、変更依頼フォームには次の内容を含める必要があります：

• 依頼者名
• 変更依頼日
• 変更依頼の説明
• 変更理由
• 変更を実装する担当者
• 変更を実装する作業を開始するための承認

これを行う方法はいくつもあります。共有フォルダーや Google Docs はよく使われますが、リクエストと承認をシステムのメモに突き合わせたい場合は、Netwrix Strongpoint のようなサードパーティ製のシステムが必要です。

例外の追跡

NetSuiteで変更をどのように記録していても、監査ログでは例外を考慮できる必要があり、例外の詳細が適切に文書化されていることを確認する必要があります。たとえば、開発者は問題をすばやく修正するために本番コードに直接入ることが求められる場合があります。つまり、その後にテストおよび開発アカウント側へと遡って作業する必要が生じます。この例では、その緊急の変更は、リクエストフォームに記載しておくべきであり、本番アカウントで誰が変更を実施したのか、いつ実施したのか、そしてなぜ通常の手順に従わなかったのかといった情報を含める必要があります。これらの詳細を、監査人に提示する証拠として記録することが重要です。

例外の追跡は、Netwrix Strongpoint が監査準備の手間を大幅に削減できるもう一つの領域です。当社の変更管理システムは、非準拠の変更（つまり、適切な承認ポリシーに従っていない変更）を自動的にフラグ付けし、レビューや承認（クリアランス）を容易にするために、それらを1つのレポートにまとめて収集します。以下は簡単なデモです：

Netwrix Strongpointでより効果的な NetSuite の監査ログを作成する

私たちは NetSuite を自慢したくなります。NetSuite は高度にカスタマイズ可能で、数え切れないほど多くの機能を備えた強力なプラットフォームです。しかし、そのカスタマイズ性の結果もあって、コンプライアンス準備に関する作業のほとんどは、そのプラットフォームではなくユーザー側に委ねられています。つまり、効果的な NetSuite の監査ログを作成するには、まず自社の業務プロセスとシステムの利用状況を理解しておく必要があります。

つまり、NetSuite の監査ログ、システムメモ、および関連する標準搭載の監査ツールは、適切なガバナンス フレームワークの土台を築きますが、追加のサポートがあればプロセスを自動化し、伴う手作業の大部分をなくすことができます。