社内・社外ユーザー向けの Office 365 ファイル共有：OneDrive for Business、SharePoint、MS Teams

Office 365 は強力なコラボレーション ツールです。特に、多くの人がバーチャルに働くようになった今はなおさらです。とりわけ、個人やチームは Office 365 でドキュメントを簡単に共有できます。

Office 365 のファイル共有には、3 つのシステムが関わります。

• SharePoint Online。これは、他のユーザーとファイルを共同で作業したり、すべての人が見られるようにファイルを公開したりするために作られた高度なコラボレーション ツールです。
• OneDriveは、主に個人用ファイルのために設計されたクラウド ストレージ プラットフォームです。個人の OneDrive ファイルは、他のユーザーと明示的に共有しない限りプライベートです。実際のところ、OneDrive の正体は SharePoint サイト内のドキュメント ライブラリです
• Microsoft (MS) Teams。1 対 1 のチャットやビデオ会議といった機能をチームに提供するハブであると同時に、SharePoint Online のサイトやドキュメント ライブラリを含む共有リソースも提供します。

ただし、共有は、機密データを取り扱うシステム管理者にとっていくつか重要な課題を生み出します。ここでは、社内外でファイルやフォルダーを共有する方法の基本と、共有を安全に実施するために管理者が使える手法について説明します。

Office 365 でファイルを共有する方法

Office 365 では、ファイルとフォルダーの両方を共有できます。

• ファイルの共有 — ファイルを共有すると、そのファイル1つだけへのアクセスを許可します。ファイルにアクセスできるユーザーは、同じフォルダー内にあっても、共有する必要があるファイルを別途共有しない限り、他のファイルにはアクセスできません。
• フォルダーの共有 — フォルダーを共有すると、そのフォルダーと、その中にあるすべてのファイルおよびサブフォルダーにアクセスを許可します。共有先で後から作成する新しいものも含まれます。

OneDrive、MS Teams、SharePoint 安全なファイル共有 は社内または社外のどちらでも可能です。

社内ユーザーによる Office 365 のファイル共有

Office 365 のユーザーは、同じ Azure Active Directory (AD) ドメイン内で、ゲストではない権限により他のユーザーとファイルを共有できます。たとえば MS Teams では、チームのメンバーがプライベート チャットまたはチャネルでファイルを共有でき、OneDrive のユーザーは社内の同僚と自分のファイルを共有できます。裏側では、これらのすべてのファイルが SharePoint に保存されます。

Teams の社内共有に関するいくつかのヒント：

• Teams には社内ユーザー向けに異なる役割があります。Owners と Members です。
• 所有者とメンバーはいずれも、所属する各チーム内のFilesタブを表示できます。
• チーム内に保存または共有されたすべてのファイルは、SharePoint の共有および権限ルールに従います。
• 所有者とメンバーはいずれも、組織内の誰に対しても、任意のファイルやページ（あるいはサイト コレクション全体）を共有できます。

外部ユーザーとの Office 365 ファイル共有

Office 365 のアプリケーションでは、ユーザーが外部ユーザー（ベンダー、ビジネスパートナー、顧客、その他の組織外の利用者）とドキュメントやその他のファイルを共有することもできます。

外部共有を行う場合、アクセス権が適切に付与されるよう、より慎重な配慮が必要です。デフォルトでは、Microsoft 365 テナントでゲスト アクセス機能が有効になっており、つまり Microsoft 365 グループの所有者は、ビジネス用または個人用のメール アカウントを持つ誰でもグループのゲスト メンバーとして招待できるということです。これらのゲスト ユーザーは Azure AD 内の実ユーザーとして作成され、管理者は Microsoft Teams の会話、SharePoint Online のサイト、または OneDrive 上のデータへのアクセスを付与できます。実際には、フロントエンドで特定のパラメーターが設定されていない限り、ゲスト ユーザーはチーム メンバーと同じファイルへのアクセス権を持ちます。

Microsoft 365 管理者であれば、Microsoft 365 管理センターの Microsoft 365 Groups ページに移動することで、テナントに対する外部アクセスのレベルを設定できます。Services and Add-ins の下で、ゲスト アクセスを完全に無効にするかどうか、またグループ所有者がゲスト ユーザーを招待できるかどうかを制御できます。

外部共有の観点では、OneDrive と SharePoint の一方と、Teams の他方との間には、いくつか注目すべき違いがあります。

OneDrive と SharePoint における外部共有

先ほども述べたとおり、OneDrive のサイトは実際には SharePoint 内にあります。SharePoint Online と OneDrive で外部ユーザーと安全にファイル共有するための設定は、2 つのレベルで管理できます。

• Microsoft 365 テナント全体に対して — SharePoint 管理センター、Microsoft 365 管理センター、または Azure AD のいずれかから設定
• サイト レベルで

OneDrive と SharePoint では、外部に向けてドキュメントを共有する方法がいくつかあります。

• 安全に共有するためのリンクを作成する — コンテンツにアクセスできる相手を制限したい場合は、共有リンクを生成するときに 特定のユーザー を リンク設定 の下から選択します。その後、受信者はコンテンツを表示する前に身元確認（アイデンティティ検証）のプロセスを受けます。受信者が Microsoft アカウントを持っていない場合は、身元を確認するためのパスコードがメールで送信されます。相手の身元が認証されると、共有したファイルまたはフォルダーを表示できるようになります。 リンクが、指定した人物のリストに含まれない相手に転送されると、そのリンクは機能しません。
• 誰でもアクセスできるリンクを作成する — これにより、認証なしでリンクを持つ誰もがあなたのファイルにアクセスできるようになります。さらに、受信者はリンクを他の人に転送でき、その人もファイルにアクセスできるようになります。匿名ユーザーにコンテンツを閲覧させたくない場合は、この外部ファイル共有の方法を使用しないでください。

MS Teams における外部共有

MS Teams を使ってファイルを外部と共有することもできます。オプションは2つあります。

• 外部アクセス（フェデレーション） — フェデレーションにより、指定した外部ドメインの Teams ユーザーが、あなたの組織のユーザーを検索したり、チャットや通話をしたり、会議の招待状を送信したりできるようになります。外部のフェデレーション ユーザーは、あなたの内部の Teams の活動やリソースにアクセスできません。
• ゲスト アクセス — ゲスト アクセスを使用して、メール アドレスを使って社外の特定の人をチャンネルやチームに追加します。 その人は、チャット履歴、ファイル、会議を表示できるようになります。

外部アクセスを制限したい場合は、特定のドメインのみ許可するか、特定のドメインをブロックするかを選択できます。これにより、ブロック リストにあるドメインを除くすべての外部ドメインと通信できます。

外部アクセスの管理について詳しくは、ブログ記事 Microsoft Teams 外部ユーザーとゲスト アクセス。

ファイルおよびフォルダー共有のベスト プラクティス

次のベスト プラクティスは、ファイルやフォルダーを共有する際に伴うリスクを軽減するのに役立ちます：

• サードパーティのストレージ サービスを無効にします。 Dropbox やその他の、あなたの管理範囲外のサービス経由でファイルが共有されるのを防ぐことができます。Office 365 管理センターにサインインし、Settings に移動します。次に、[Services] タブから「Office on the web」を選択し、「third-party storage」の選択を解除して、変更を保存します。
• 多要素認証（MFA）を必須にする。自社のチーム メンバーについて、アカウントが侵害されないようにするための手順はあるかもしれませんが、ゲスト ユーザーはその基準を満たさない可能性があります。ゲスト アカウントに MFA を要求すると、セキュリティが向上します。
• データを分類する。データを分類すると、データがどれほど機密性の高いものかに基づいて、セキュリティ コントロールやポリシーを設定できます。Microsoft Compliance Center でも、データラベルに基づいてゲスト アクセス向けのコントロールをカスタマイズするためのさまざまなオプションが用意されています。特に、外部ユーザーと共有できるコンテンツの種類を制御するポリシーを設定してください。
• 外部と共有することを想定したファイル用に、別の SharePoint サイトを作成する。たとえば、顧客またはパートナーごとにサイトを作成できます。このようにすると、顧客やパートナーは、自分たちのために特別に用意された SharePoint の共有ドキュメントだけにアクセスできます。
• 悪意のあるファイルのアップロードから保護する。 ゲスト ユーザーに Office 365 の共有フォルダーへのアクセス権が付与されると、ファイルのアップロードも許可されます。Microsoft 365 Security 管理センターでは、SharePoint、OneDrive、Microsoft Teams に対して Advanced Threat Protection（ATP）を設定できます。ATP はアップロードされたドキュメントを悪意のあるコンテンツが含まれていないかスキャンします。
• リンクの有効期限を設定する 。 ファイル共有は、コラボレーション（共同作業）の期間に限定してください。このオプションは、ファイル共有を設定するときに［高度な設定］で利用できます。
• 最小権限の原則に従いましょう。 各ユーザーに、業務を完了するために必要な最低限の権限だけを付与することは、OneDrive および SharePoint のファイル共有に伴うリスクを軽減するうえで非常に効果的です。

監視のベストプラクティス

環境や手順、ポリシーをどれほど慎重に設計していても、機密性の高い規制対象データを適切に保護するには、何が起きているのかを把握するための可視性も必要です。特に、以下の事項を必ず監査してください：

• データへのアクセス試行 — ユーザーが外部のゲストとファイルやフォルダーを共有できるようにしている場合は、特に重要です。
• グループ メンバーシップの変更 — 最小権限の原則を徹底するには、ユーザーがグループに追加されたタイミングを把握する必要があります。特に、より多くのデータへのアクセスを許可するグループ、または管理者レベルの権限を付与するグループに注意してください。
• アクティビティ Office 365 アプリケーションの周辺 — アプリケーションの動作状況についての洞察も必要です。Microsoft ではいくつかのネイティブな監視オプションを提供していますが、重要な制限があります。特に、レポートは個別に実行する必要があり、事前定義されたオプションもごく限られています。

ヘルプを受ける

Netwrix のソリューションは、SharePoint、OneDrive for Business、MS Teams 環境に必要な深い可視性を提供します。 Netwrix Auditor は、権限、変更、アクセス アクティビティに関する洞察を提供し、組織のファイルにアクセスできるのが誰か、またそのアクセス権で何をしているのかを把握できます。さらに、潜在的な脅威が発生した際にはアラートも送信されるため、手遅れになる前に対処できます。

一方で、Netwrix Data Classification は、さまざまなリポジトリにまたがるデータを自動的に分類し、タグ付けします。その結果、適切なコントロールやポリシーを導入しやすくなり、Microsoft Information Protection (MIP) のようなネイティブ ツールとサードパーティ製のセキュリティ ソリューションのいずれの効果も高められます。

よくある質問

OneDrive for Business でファイルやフォルダーを共有するにはどうすればよいですか？

内容をメッセージにコピーして貼り付けるか、ファイルをメールに添付して共有できます。別の方法として、OneDrive for Business の共有フォルダーまたはファイルへのリンクを送信することもできます。

SharePoint Online でファイルやフォルダーを共有するにはどうすればよいですか？

SharePoint は、ファイルやフォルダーの共有を簡単にします。共有したいファイルまたはフォルダーを選択して、「共有」をクリックするだけです。どのユーザーと共有するか、どれくらいのアクセス権を付与するかなど、さまざまなオプションを指定できます。

OneDrive for Business のフォルダーを外部ユーザーと共有できますか？

はい、管理者が OneDrive で適切な権限を設定している場合、外部ユーザーと OneDrive フォルダーを共有できます。

SharePoint のファイルを外部ユーザーと共有できますか？

はい、管理者が SharePoint で適切な権限を設定している場合です。

Office 365 で安全なファイル共有を確実に行うにはどうすればよいですか？

以下のベストプラクティスに従うことで、会社のデータの整合性を損なうことなく、Office 365 の協調（コラボレーション）機能を最大限に活用できます：

• ユーザー権限を必要最低限に制限し、業務を完了するために必要なファイルにのみアクセスできるようにします。
• データを分類し、ラベルを活用して、外部ユーザーと共有できるデータの種類に関するポリシーを策定します。
• 社内専用のフォルダーやファイルについては、外部共有を無効化します。
• クライアントごとに個別の SharePoint フォルダーを用意しておきます。
• 最も徹底的で、隙のない 監視と脅威検知のために、Netwrix Auditor と Netwrix Data Classification のようなソリューションに投資してください。