電子記録管理とは何ですか？

日中に注意して見ていると、紙があちこちに漂っているのに気づくでしょう。その多くはデジタルから始まっています。利便性のためにコピーを印刷する人もいるかもしれませんが、元の電子ファイルはどこかのコンピューター上にそのまま保存されています。記録になると、同じことが当てはまります。物理的な記録はたくさんありますが、そのほとんどはデジタルに由来しています。

組織は、できる限り多くの記録を電子的に管理すべきです。古い記録をすべてスキャンするのは大変かもしれませんが、新しい記録は電子文書として electronic records management システムで管理する必要があります。これから見ていくように、このアプローチにより強化された作業を行えるようになり、記録管理者の負担も軽減されます。

電子記録管理とは何ですか？

電子記録管理（Electronic records management：ERM）とは、電子ファイルやドキュメントを「記録」として管理することです。ERM と従来の紙の物理記録の記録管理との大きな違いは、焦点（重視点）にあります。ERM では、デジタルの業務プロセスの一部として記録を取り込みます。保管室や倉庫にある箱の中にたまっていく紙の複製ではなく、元のデジタル記録をそのまま保持します。これにより、業務活動の自動化を改善して効率化できるほか、正確な監査を実現し、記録スケジュールを確実に適用できるようになります。

なぜERMが必要なのでしょうか？

ERM は、あらゆるデジタル変革戦略の重要な構成要素であり、さらに information governance の取り組みでもあります。多くの組織が ERM の導入に対して深い不安を抱いているのは、過去に ERM がプロジェクトにリスクや手間（オーバーヘッド）を増やしてきたという経緯があるためです。しかし実際には、ERM を情報管理の取り組みの一部として捉えることで、ビジネスに大きな成果をもたらせます。記録を電子的に管理することで、文書のメタデータを自動的に取得でき、ERM はその情報を使って記録を特定し、分類し、検索を容易にすることができます。さらに、記録管理者はファイルに対してより厳密な統制をかけられ、重複コピーの削除もシンプルな保守作業になります。

デジタル記録管理は、情報が確実に取り込まれ、古いバージョンが削除され、必要なときに人が適切な情報を見つけられるようにするのに役立ちます。過去の判断を理解し、eDiscovery の要求に対応するのにも役立ちます。関連する証拠をすべて迅速に見つけられるためです。また、記録の保管スケジュールの終了に到達した、要求された文書が本当に無くなっていることを証明することもできます。

さらに、ERM は、社内ポリシーや外部の要件への準拠を達成し、迅速に証明するのに役立ちます。そのため、組織はミッションの遂行に再び集中できます。

最新の電子記録管理システムの最も重要な機能は何ですか？

ERM システムは 1990 年代後半から存在しています。長年にわたり、それらは主要な文書管理システムと統合されてきました。電子記録が増えるにつれて、ファイル プラン、記録の自動的な処分、さらにアーカイブ ソフトウェアとの統合が、文書管理ソリューションの標準機能となりました。

しかし、物理の世界におけるレコード管理の実践を単にデジタルの世界にコピーするだけのシステムでは、電子情報を扱うことによって得られる多くのメリットを見逃してしまいます。したがって、最新の ERM システムは、デジタルファイルが同じ場所で作成されたり、同じ場所に常駐したりすることはないという前提を理解しています。複数のソース（例：SharePoint、ファイルストア、電子メール）から、レコードを自動的に管理して取り込み（ingest）できなければなりません。そして、そのレコードは、業務上の状況にかかわらず、必要な人がすぐに利用できる状態である必要があります。

ERM システムには、レコードを“その場所（in place）”で管理できることも求められます。レコードは、一度取得してからアーカイブするだけの古くなったスナップショットではありません。レコードは、組織全体のビジネスプロセスを推進するために役立つ情報を提供します。

最新の ERM システムには、さらに重要な機能が 2 つあります。それは、自動分類（auto-classification）とレコードの連携（records federation）です。どちらも、人々が自分の仕事により集中し、周囲で起きている レコード管理に気を取られにくくするのに役立ちます。

• 自動分類（auto-classification）は、正確性と完全性のために不可欠です。意図が最善であっても、人は間違いを犯し得ますし、レコードを宣言する際にミスをしてしまうことがあります。別の人はその作業自体をまるごとスキップしてしまうでしょう。「昼食後にそれらをレコードとして宣言します」という、レコード管理者に対して告げられる最大級の嘘は、まさにそれです。レコード宣言を自動化することで、従業員の負担が軽減され、レコードが適切に宣言されて管理されることが保証されます。
• レコードの連携（federated records management）により、レコードが置かれている場所でそのまま管理できます。従来の ERM では、すべての電子ファイルを取り込み（ingest）して中央リポジトリに配置していました。その結果、内容がレコードとして宣言された後に、人々がそのコンテンツを見つけて、アクセスし、利用する必要がある場面で問題が生じました。連携（federation）により、ERM は他のシステムに働きかけてレコードを特定し、適切な管理および保管・保持（retention）スケジュールのもとに配置できるようになります——そして、業務プロセスに悪影響を与えることなく実現できます。

ERM システムはどのように選べばよいですか？

組織に適した ERM システムを選ぶには、主に 2 つの要素を考慮する必要があります。1 つは現在のリスク露出レベル、もう 1 つは情報管理システムの成熟度です。これらは密接に関連していますが、意思決定は 2 つの異なる観点から進めることになります。

リスクを検討する際は、まず記録が現状どのように管理されているかを確認してください。記録はすでに管理システムに保存されていますか？それが適切な ERM でなくても、電子情報がすでに情報管理アプリケーションに格納されているのであれば、まずは良いスタートです。何か問題が起きた場合でも、必要なものを見つけられる可能性が高いでしょう。反対に、記録が各担当者の個人用ネットワークドライブにあり、メールで共有されているのであれば、高リスクな状況です。

次に、現在の情報管理基盤の成熟度について考える必要があります。多くの組織では、情報を保存するために複数のシステムを組み合わせて使用しています。これは通常のことで、組織内のさまざまなグループが情報を扱う方法が異なり、その働き方に合ったシステムが必要になるからです。成熟度の高い組織はこの点を理解しており、利用しているシステムが把握されていて、より大きな全体アーキテクチャの中に適合していることを確認します。情報管理基盤の成熟度が低い組織では、メールや財務管理ツールのほかに何が存在するのかすら分からない場合があります。

この 2 つの要因を見ていくことで、組織に対して、記録の一部のリポジトリとしても機能できるシステムが必要かどうかを判断できます。あるいは、記録が現在置かれている場所に対して統制を適用する“ポリシー管理者”としてだけ機能する ERM が必要になる場合もあります。いま自分たちがどこにいて、どこへ向かうのかを把握しておくことは、適切な ERM を選ぶうえで大きな違いになります。

結論

本当の論点は、組織に ERM が必要かどうかではありません。必要なのは、どのようなシステムが必要なのか、そして最初にデジタルプロセスを改善するためにどれほどの作業が必要か、ということです。ERM は業務プロセスに統合されていると最も効果を発揮します。したがって、プロセスを定義しデジタル化しておくことは常に良い第一歩です。

ERM の導入は、単に「記録」の問題を解決すること以上の意味があります。デジタル世界を管理し、デジタルプロセスをコントロール下に置くための最終段階です。記録を取り込むことで、組織は振り返りながら、より良い方法を見極めることができます。電子情報の規模と範囲を十分に理解して初めて、組織は次の10年間のデジタル世界に本当に備えられます。