OneDrive for Business：管理者によるユーザーのファイルおよびフォルダーへのアクセスを取得する

OneDrive for Business は secure なクラウドベースのソリューションで、便利なテレワーク、リモートアクセス、そしてプライベートなファイル共有を実現します。実際、OneDrive に保存されたファイルは既定で非公開です。ユーザーは自分がアップロードしたファイルへのアクセスを制御するため、OneDrive の所有者が共有した場合にのみ、他の従業員がそれらのファイルを閲覧できます。Global Administrator access があっても、OneDrive アカウント所有者が適切な権限を付与していない限り、ファイルにはアクセスできません。

従業員の OneDrive リポジトリへのアクセスが不足していることは、data securityを確実にしようとする管理者にとって問題となります。本ドキュメントでは、必要に応じてアクセスを取得する方法と、データ分類によって、OneDrive を含む IT 環境全体でセキュリティと規制対応（コンプライアンス）を改善する方法を説明します。

OneDrive for Business へのアクセスを取得する

OneDrive for Business の管理チーム、セキュリティ担当者、マネージャーが、従業員の OneDrive に必要に応じてアクセスする必要がある理由はいくつかあります。

• 機密文書およびファイルへのアクセス設定を制御する
• 従業員が退職したときにファイル取得（リトリーブ）を許可する
• データ プライバシー に関する規制の遵守（例：GDPR および CCPA
• 法的手続に関連する eDiscovery の依頼を完了する
• 従業員がデータの使用に関する会社のポリシーを確実に遵守する

朗報です。必要に応じて、IT チームがアクティブ ユーザーの OneDrive のファイルとフォルダーにアクセスする方法は 3 つあります：

• Microsoft 365 管理センターを経由して
• SharePoint Online 管理センター経由
• PowerShell を使用

Microsoft 365 管理センター経由で OneDrive ファイルへのアクセスを構成

「licensed Microsoft 365 グローバル管理者であれば、次の手順に従ってユーザーの OneDrive の所有権を取得できます：

1. テナントの Microsoft 365 管理センターにサインインします。
2. 必要なファイルがある OneDrive のユーザーを選択します。
3. 下にスクロールして OneDrive の設定を開きます。
4. 「Access Files」をクリックし、OneDrive の設定で自分に管理者権限を付与します。
5. ハイパーリンクをクリックしてブラウザーで OneDrive を開き、セカンダリ管理者としてユーザーの OneDrive にアクセスします。

SharePoint Online 管理センター経由でファイルへのアクセスを設定する

管理者は、SharePoint Online Admin Center を使用して、OneDrive の所有権を移管したり、OneDrive へのユーザー アクセスを制御したりすることができます。手順は次のとおりです：

1. SharePoint Admin Center で「more features（詳細機能）」ページを開き、管理者権限を持つアカウントでサインインします。
2. 「User Profiles」の下で Open を選択します。
3. 「People」の下で Manage User Profiles を選択します。
4. ユーザーの名前を入力して Find をクリックします。
5. ユーザー名を右クリックして、Manage Site Collection Ownersを選択します。
6. Site Collection Administrators にセカンダリ管理者を追加する

PowerShell Cmdlets を使用してファイルへの Site Collection 管理者アクセスを構成する

各ユーザーは、自分の OneDrive for Business の場所に対する SharePoint の Site Collection Administrator です。 ただし、管理者は次の script を使用して PowerShell 経由でサイト コレクションの所有者を構成できます。

      $ssODFBSite="<ODFB_Site_Url>"

$sSecondaryODFBAdmin ="<O365_User_To_Add>"

Set-SPOUser -Site $sODFBSite -LoginName $sSecondaryODFBAdmin -IsSiteCollectionAdmin $true
      

Data Classification は OneDrive for Business のリポジトリに保護を追加します

もちろん、必要なときにユーザーの OneDrive データへアクセスできるようにするだけでは、セキュリティとコンプライアンスを十分に満たすことはできません。従業員の OneDrive for Business リポジトリには、規制対象または業務にとって極めて重要なデータが含まれている場合があり、そのようなデータは、組織が常に適切に管理する必要があります。その管理を実現するための最善の方法の一つが、データ分類（data classification）を活用することです。

データ分類とは、データを分類しタグ付けして、簡単にアクセスでき、かつ保護できるようにするプロセスです。効果的なデータ分類によって、機密データがどこに保存されているかを正確に把握できるため、その周辺に適切なセキュリティ対策を適用できます。たとえば、GDPRで規制される情報が特定のユーザーの OneDrive フォルダーに保存されていることが分かった場合、警告を立てて、そのデータが承認済みのリポジトリへ移動されるように確実に対応できます。さらに望ましいのは、こうした違反を継続的に監視し、是正（リメディエーション）プロセスを自動化するデータ分類ソリューションです。

ネイティブのデータ分類プロセス

組織には、ネットワーク全体でデータを分類するためのいくつかのネイティブな選択肢があります：

• 自動化プロセスには、キーワードベースの検索や 機密情報タイプの使用
• 管理設定に基づいてラベルを適用することを含む手動オプション

これらのどちらのオプションも、従業員が何十種類、あるいは何百種類ものファイル形式やデータソースにわたって同じ作業を再現しなければならない複数の手順を伴います。要するに、時間がかかり、繰り返しが多く、複雑なプロセスであり、ミスが起こりやすいものです。さらに、忙しいセキュリティの専門家はすでに手一杯の状態のため、こうした重要なタスクはそもそも実行されないのが実情です。

ネイティブ ツールに関する追加の問題には、次のようなものがあります。

• この機能は、すべてのサブスクリプションプランで利用できるわけではありません。
• Office ファイルのみがサポートされています。
• ラベルはカスタマイズしにくく、
• 構造化データはサポートされていません。
• サードパーティ製のアプリケーションやシステムへの対応は非常に限られています。

Netwrix がスマートなデータ分類ソリューションを提供

Netwrix Data Classification は、より優れたアプローチを提供します。すべては、GDPR や金融データなどの一般的な機微データの種類に対応する内蔵のタクソノミ（分類体系）から始まります。さらに、柔軟なタクソノミ管理ツールにより、必要に応じて既存のタクソノミを簡単に変更したり、自社のビジネス要件に合わせて独自のタクソノミを作成したりできます。これらのタクソノミは、オンプレミスまたはクラウドに保存された構造化データと非構造化データを含む、ユーザーの OneDrive for Business リポジトリ内のコンテンツを含め、IT 環境全体にわたってデータを自動的に分類するために使用されます。複合語の検索などの高度な機能により、高い精度と信頼性を備えた分類結果が得られます。

さらに、Netwrix Data Classification は、機密データがどこに保存されているか、そしてそのデータに誰がアクセスできるかをレポートします。これにより、データが安全な場所にのみ保存され、許可された担当者だけがアクセスできるように徹底できます。プラットフォームでは 自動化された修復（是正）ワークフロー も提供されており、脆弱なデータを自動的に安全な隔離エリアへ移動し、データに対する重要な変更をアラートで通知します。