什么是电子记录管理？

如果你在一天中留意一下，就会看到到处都有纸张漂浮。很多纸张最初都是以数字形式产生的。人们可能会为了方便而打印副本，但原始的电子文件却在某台计算机上保存着。至于记录，情况同样如此。虽然有很多纸质记录，但其中大多数都源自数字。

你的组织应尽可能以电子方式管理其记录。虽然扫描所有较旧的记录可能工作量过大，但你需要在 电子记录管理 系统中，将较新的记录作为电子文档来管理。正如我们马上会看到的，这种做法能够让你执行更高效的任务，并减轻记录管理人员的工作负担。

什么是电子档案管理？

电子档案管理（ERM）是将电子文件与文档作为档案来进行管理。ERM 与传统的纸质档案管理之间最关键的区别在于关注点。ERM 是在数字化业务流程的一部分中捕获档案。您所保留的是原始的数字档案，而不是堆放在储藏室或仓库箱子里的纸质复印件。这使您能够通过提升业务活动的自动化来实现效率，并提供准确的审计，同时可靠地应用档案保管计划。

为什么需要ERM？

ERM 是任何数字化转型战略的关键组成部分，并且也是 information governance 工作的一环。许多组织之所以对开展 ERM 工作抱有深深的担忧，是因为他们曾有过将风险和额外工作量（开销）引入项目的历史。但事实是，当您将 ERM 视为信息管理工作的一部分时，就能够为业务带来显著收益。通过以电子方式管理档案，您可以自动采集文档元数据；这些元数据可供 ERM 用于识别档案、对其进行分类，并促进档案的检索。此外，档案管理人员还能对文件实施更严格的控制，而消除重复副本将成为一项简单的维护任务。

数字化档案管理有助于确保信息被妥善采集、移除旧版本，并让人们在需要时能够找到正确的信息。它还能帮助你理解过去的决策，并针对 eDiscovery 请求作出响应，因为你可以快速找到所有相关证据。你还可以证明：任何已到达其档案保留期限结束点的所请求文档，确实已经消失。

此外，ERM 还能帮助你实现并迅速证明符合内部政策和外部要求，从而让组织能够重新专注于履行其使命。

现代电子档案管理系统最重要的能力有哪些？

ERM 系统自 1990 年代末以来就已经存在。多年来，它们与领先的文档管理系统集成。随着电子档案的增加，文件计划、档案处置的自动化以及与归档软件的集成，逐渐成为文档管理解决方案的标准功能。

然而，仅仅是将纸质世界的记录管理做法照搬到数字世界的系统，会错过使用电子信息所带来的许多益处。因此，现代 ERM 系统会理解：您的数字文件不可能在同一位置创建或始终存放在那里；系统必须能够从多个来源自动管理并导入记录（例如 SharePoint、文件存储和电子邮件）。随后，这些记录必须能在任何业务场景下，随时方便地供相关人员使用。

ERM 系统还需要能够在原位置管理记录。记录并不是那些一旦拍摄就会变得过时、然后再归档的静态快照。记录提供的信息可以推动整个组织中的业务流程。

现代 ERM 系统还有两个重要功能：自动分类（auto-classification）和记录联邦（records federation）。这两者都能帮助人们把更多精力投入到工作本身，而不是去关注围绕他们发生的 记录管理。

• 自动分类对于准确性和完整性至关重要。即使是出于最良好动机的人，也难免会出错，在声明记录时会犯下错误。还有一些人干脆直接跳过这项任务。对记录管理者说过的最大谎言莫过于：“午饭后我再把那些声明为记录。”将记录的声明自动化，可以减轻员工的负担，并确保记录被正确声明和妥善管理。
• 联邦式的记录管理（federated records management）使您能够在记录实际存在的位置进行管理。历史上，ERM 会将所有电子文件导入并放置到一个集中式存储库中。但当人们需要在内容被声明为记录之后去查找、访问并使用这些内容时，就会出现问题。联邦机制使 ERM 能够与其他系统进行交互，识别记录，并将其纳入适当的管理和保留（retention）计划之下——同时不会对业务流程产生负面影响。

如何选择 ERM 系统？

要为您的组织选择合适的 ERM 系统，需要考虑两个主要因素：您当前的风险暴露水平，以及信息管理系统的成熟度。这两者紧密相连，但会从两个不同角度推动您的决策过程。

在评估风险时，应查看记录目前是如何被管理的。它们是否已经存储在管理系统中？即使这还不是真正的 ERM，只要您的电子信息已经位于信息管理应用程序中，这也是一个良好的开端。如果发生了什么事情，您很可能能找到所需内容。另一方面，如果您的记录存放在员工个人的网络驱动器上，并通过电子邮件共享，那么这属于高风险情形。

这就引出了您当前信息管理基础设施的成熟度。许多组织会采用多种系统的组合来存储其信息。这很正常，因为组织内不同部门处理信息的方式各不相同，因此他们需要与自身工作方式相匹配的系统。成熟度更高的组织会意识到这一点，并确保所使用的系统是已知的，并能融入更广泛的架构之中。而信息管理基础设施成熟度较低的组织，甚至不确定除了电子邮件和财务管理工具之外，还存在哪些系统。

通过这两个因素，您可以判断组织是否需要一套系统：它不仅用于管理记录，还可以作为部分记录的存储库。另一方面，您也可能需要一种 ERM，它只需充当策略管理器，将控制措施应用到记录当前所在的位置。清楚地知道自己在哪里、要走向哪里，将极大影响您选择合适的 ERM。

结论

真正的问题并不是贵组织是否需要 ERM；而是你需要什么样的系统，以及你首先需要投入多少工作来改进数字流程。ERM 在与业务流程深度集成时效果最佳，因此，先把流程明确并数字化始终是一个很好的起点。

请记住，实施 ERM 不仅仅是解决“记录”方面的问题。这是对数字世界进行管理、并将数字流程纳入控制的最后一步。对记录进行捕获能够让贵组织回顾过去，并确定如何做得更好。只有充分掌握电子信息的规模与范围，你才能真正为未来十年的数字世界做好准备。