如何在 Office 365 中使用 Copilot 最大化效率

Microsoft 365 Copilot 是一款由 AI 驱动的生产力助手，旨在与 Microsoft 365 套件集成。它通过提供智能建议、自动化任务并为用户带来实时洞察，提升跨多种应用的用户生产力与协作效率。Copilot 帮助用户起草电子邮件、在 PowerPoint 中创建演示文稿，或在 Teams 中对会议进行总结。它可以在一天中的各个时段节省零碎的时间，从而在整个工作周内带来显著的节省。

越来越多的企业正在积极采用 Copilot 等 AI 助手来为员工赋能。通过自动化常规任务，Microsoft Office Copilot 使员工能够将注意力转向更具创造性与战略性的工作，从而推动整体生产力与创新。Copilot 之所以代表显著转变，是因为它不同于依赖手动输入的传统 Office 工具，而是引入一种动态的、由 AI 驱动的方式：简化流程，消除浪费时间的“忙碌型工作”。毕竟，你的时间和资源应当用于服务客户，而不是那些让人厌烦的琐碎任务。

Microsoft 365 Copilot 适用于哪些人？

• 商务用户——帮助专业人士高效起草电子邮件、创建文档，并分析数据。
• 企业用户——协助大型组织实现工作流自动化、报告生成和实时协作。
• 个人用户——提供由 AI 驱动的日常任务支持，让个人与自由职业的工作更加高效。

Microsoft 365 中 AI 的崛起

Copilot 与 Office 365 应用无缝集成，使其成为应用程序的一部分。例如，当你打开 Word 时，Copilot 就已经准备好协助你：

点击上方截图中所示的图标，它就会如下面所示一样随时为你提供协助。

它也可以像这里所示一样在 PowerPoint 中提供协助：

事实上，Copilot 会与您所有的 Office 365 应用程序集成，让你可以更高效地工作。如今的用户都很认可它能够节省时间并提升生产力的能力，尤其是在会议摘要和文档起草等任务中。AI 仍在早期发展阶段持续演进，因此作为技术它尚未完全成熟。就像任何新兴创新一样，它也有漏洞。用户反馈称，它偶尔会捏造回应，尤其是在对 Excel 中进行复杂计算时。尽管有些用户担心 Copilot 服务的订阅成本，但许多人认为其带来的好处远远超过名义上的月费。

开始使用 Microsoft 365 Copilot

要访问 Microsoft Copilot 365，您只需要合适的许可证。虽然可以使用最新的 Windows 操作系统或 Edge 浏览器来获取 Copilot 的免费版本，但它不会与 Office 365 集成。请勿将 Copilot Chat 与 Microsoft 365 Copilot 混淆。Copilot Chat 可通过网页、Teams 和 Outlook 访问，但它是一个独立的体验，不提供 Microsoft 365 Copilot 的集成功能。

要为企业使用设置 Copilot，首先必须确认您已持有所需许可证并拥有 Microsoft 365 帐户。以下是许可选项：

• 企业用户：需要 Microsoft 365 E3、E5、Business Standard 或 Business Premium 许可证。
• 教育用户：18 岁及以上的教职员工和高等教育学生需要 Microsoft 365 A1、A3 或 A5 许可证。
• 额外要求：除 Microsoft 365 许可证外，还必须拥有 Microsoft 365 Copilot 附加组件许可证。
• 非企业用户：拥有 Microsoft 365 Personal 或 Family 订阅的用户，可以将其与 Copilot Pro 配对，从而将 Copilot 功能集成到其 Microsoft 365 应用中。

对于企业组织，请使用 Microsoft 365 管理中心为用户分配许可证。检查应用的隐私设置，并在必要时配置任何其他功能。完成所有前置条件后，用户即可在所有 Office 应用程序中（包括 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 和 Teams）享受 Copilot 集成带来的优势。

Microsoft 365 Copilot 功能——新增内容与工作原理

Word 中的 Copilot：AI 驱动的写作辅助

AI 驱动的写作工具可帮助用户创建、总结并完善他们的文档。M365 Copilot 甚至还能将文本转换为表格，并通过引用现有内容或发现新信息来协助起草新的内容。

Excel 中的 Copilot：高级数据分析与洞察

现在，用户可以充分释放 Excel 的全部能力：借助 Copilot，用户能够生成自动化洞察、识别趋势，并在无需手动应用公式或函数的情况下创建可视化。所有这些都让数据分析变得更加轻松，同时也不再需要学习 Excel 命令。

PowerPoint 中的 Copilot：自动化演示

Copilot 可以将你的书面文档转换为幻灯片。它能够自动设计版式，甚至还能推荐相关的图片和动画。用户只需点击几下鼠标，就可以对冗长的演示文稿进行总结，或重新组织演示结构。

Outlook 中的 Copilot：邮件摘要与智能回复

用户现在可以减少与电子邮件打交道所花费的时间，因为 Copilot 能帮助总结冗长的邮件线程并生成回复。Copilot 还可以协助安排日程、任务委派以及提供实时洞察，从而优化团队的生产力。

OneNote 和 Whiteboard 中的 Copilot：AI 增强型笔记记录

Copilot 与 OneNote 和 Whiteboard 集成，帮助你头脑风暴想法、整理笔记结构并总结内容。它还能提供智能建议，帮助你开启项目。

Copilot Chat：用于工作流的安全 AI 助手

Copilot Chat 提供一个统一的入口，用于承接任何任务。它提供对话式 AI 体验，使用户能够与 AI 助手互动，并在日常工作中发挥自动化的强大能力。

Microsoft Word 中的 Copilot – 更聪明的文档创建

想象一下：你被要求撰写一份文档，但由于“写作障碍”，一直无法动笔。Copilot 可以根据用户提供的提示词生成文本，帮助你从零开始编写文档，或扩展现有内容。下面的截图中，Copilot 使用了以下提示词：

并起草了一份文档：

用户可以选择文本，并让 Copilot 对其进行改写，同时调整为特定的语气或风格。Copilot 在帮助用户检查语法和标点方面远远超越了传统文字处理的局限。这个由 AI 加持的校对工具甚至可以建议改进用词，以确保你的表达像一位经验丰富的专业人士。你还可以用它扫描 OneDrive 中的长篇文档并对其进行总结。

Microsoft Excel 中的 Copilot – 由 AI 驱动的数据管理

当你打开 Microsoft Excel 365 时，会在 Excel 界面顶部的功能区看到 Copilot 按钮。点击后会打开 Copilot 聊天窗格。

点击该按钮后，你将释放一款智能数据助手的强大能力：它可以自动化许多耗时且需要技能的重复性 Excel 任务。与 Excel 集成的 AI 能够扫描电子表格，识别趋势、发现异常，并凸显相关性。与其手动筛查一行行数字，不如让用户直接用自然语言向 Copilot 提问，例如：“与去年相比，收入如何变化？”换句话说，你分析数据并据此起草洞察的能力不再受限于你的 Excel 技能。

Copilot 可以通过自动生成图表、折线图以及数据透视表来简化数据可视化。这使得编写报告更轻松，同时无需具备高级技能。它还会自动化诸如数据清理、格式设置和公式创建等重复性任务，从而减少手动工作量。尽管目前 Excel 的 AI 功能仍存在一定限制，但随着后续发展，这些差距将逐步缩小，同时也会减少当下在更复杂的数据分析中常见的一些错误。

Microsoft Outlook 中的 Copilot – 更聪明的邮件与沟通

说实话，没谁喜欢处理管理收件箱那种枯燥又费时的事情。如果没有时间阅读对方发来的长邮件？只需像下面所示那样点击邮件上方的“摘要（Summary）”功能，就能在可能一分一秒都很关键的消息提醒中，快速获取要点。

MS 365 Copilot 可以先从整理收件箱开始：按紧急程度和相关性对邮件进行排序。它还可以通过提出简洁的回复建议，帮助你更好地与客户、同事和团队成员沟通。例如，你可以先写一段简短的草稿，然后按下方所示的方式请 Copilot 按你的需求进行改写：

Outlook 集成的 AI 助手可以做诸如建议会议时间、在出现时间冲突时自动重新安排约会之类的事情。这样一来，用户需要担心的事情就少了一项。凭借其强大的能力，你可能会担心电子邮件隐私。请放心：虽然 Copilot 会分析邮件以提供洞察并协助完成任务，但在未获得同意的情况下，它不会存储或共享个人数据。

Microsoft Teams 中的 Copilot——用于会议与协作的 AI

你可以把 Teams 中的 Copilot 看作是一种由 AI 驱动的服务，专为以下任务设计：

• 提升会议效率与协作。
• 总结会议中的关键讨论要点，并提供一份脚本，说明每个人说了什么，同时概述参与者在何处达成一致或存在分歧。
• 生成会议纪要，突出未解决的问题，甚至提出后续问题。
• 将 Copilot 与 Teams 聊天和文件共享集成

如前所述，Copilot 并不完美，用户反馈称 Copilot 有时会提供捏造的回复，或在会议摘要中出现错误。请将 Copilot 视为一名称职的助手，但仍需要人工监督，因为没有人是完美的。

用于个人提升效率的 Copilot —— 超越 Office 365

在本文中我们花了不少篇幅来展示 Copilot 如何与 Microsoft 365 应用套件集成，但请不要仅将其能力局限于此。Microsoft Copilot 可以充当智能研究服务，就某个特定主题收集相关信息。它还能生成待办事项清单、跟踪截止日期，并设置提醒，帮助你保持有条理、掌控全局。想要提升你的 Excel 技能，或成为更进阶的 Word 用户吗？你可以让 Copilot 解释 Excel 公式、提出 PowerPoint 设计改进建议，或引导你使用 Word 的高级功能。没错，它可以成为你的私人 Microsoft Office 教练。

故障排除与用户关注 — 常见问题与解决方案

尽管 Copilot 的能力很强大，用户确实对 Copilot AI 助手存在一些担忧。例如，用户表示自己在从系统中移除 Copilot 时感到很烦恼，因为这并不容易。当前，移除 AI 功能需要用户卸载 Microsoft 365 应用程序。没有卸载权限的用户可以在每个应用程序中禁用 Copilot 功能。对于 Windows Pro、Enterprise 或 Education 用户，组策略 编辑器可以用于在全系统范围内禁用 Copilot，而个人用户则需要在各应用程序内查看设置或选项菜单。

性能问题是常见的抱怨，因为 Copilot 会消耗一定比例的内部资源。有些用户抱着很高的期待开始使用 Copilot，却未能获得预期的效果；而另一些用户则提出了对 数据安全 和隐私的担忧。对于希望调整并采用 Copilot 的组织而言，教育培训对于部署成功至关重要。

Office 365 中 Copilot 的未来——接下来是什么？

Copilot 引入了由 AI 驱动的自动化，但它并非旨在取代传统的 Office 功能，而是用于与之相辅相成。用户仍可在任何时候手动编辑、设置格式并分析内容。AI 并不是要取代人类工作人员，而是增强他们的能力。

微软对 Copilot 的未来有着宏大的计划。即将推出的一些新功能包括改进基于角色的产品服务：能够针对不同角色（例如销售和财务）聚焦特定的生成式 AI 能力。随着新功能更新的引入，它在具备上下文感知的辅助以及协作式编辑方面也将不断变得更好。随着语言模型的改进，用户将把更多繁琐的任务负担转移给 AI 工具。

你的组织可能会想知道，是否应该现在就投资 Copilot。可以这么说：这要看情况。如果你们有很多愿意尝试新兴工具、且对试验较为熟悉的早期采用者，那么现在实施 Copilot 可能会带来益处。相反，如果你们通常会等到技术更加成熟、稳定后再采用，那么在 Copilot 变得更加成熟、能力也更可预测之后再推迟实施可能更有意义。不过你也应该注意到：确实有一些研究表明，投资 Microsoft Copilot 可能会带来可观的回报。

结论——如何在 Office 365 中充分发挥 Copilot 的价值

要最大化 Microsoft 365 Copilot 的收益，用户应专注于优化其功能，并了解谁能从中获得最大的价值。以下是一些提示：

• 向 Copilot 提供具体且清晰的提示，以确保获得准确且相关的回复
• 将复杂任务拆分成更小、可管理的部分
• 保持所有 Microsoft 365 应用程序和操作系统为最新状态，以确保与 Copilot 的无缝集成并获得最佳性能
• 定期查看 Microsoft 365 Roadmap，了解即将推出的功能和更新。
• 利用官方的 Microsoft 培训课程和教程，了解 Copilot 的高级功能。

请记住：主要执行简单任务或不经常使用 Microsoft 365 应用的用户，可能看不到 Copilot 带来的显著收益。然而，这项技术对工作场所的变革性影响正日益显现。随着用户逐步发现 Copilot 的多样能力，他们的舒适度和使用频率也会随着时间自然提高。欢迎来到新的效率革命。