如何管理 Microsoft Office 365 共享邮箱（Shared Mailboxes）

Microsoft 365 中的共享邮箱（Shared mailboxes）使团队能够协同管理电子邮件、日历和联系人，因此非常适用于客户服务、部门访问或员工交接等场景。虽然共享邮箱简化了协作，但也存在一些限制，包括存储容量上限、缺乏加密，以及与用户凭据相关的安全风险。有效的管理需要进行适当的配置、权限控制、持续监控和培训，以确保共享邮箱既保持便捷，又不会暴露敏感数据。

Microsoft 365 中的共享邮箱（Shared mailboxes）使团队能够协同工作并分担电子邮件职责。下面，我们将帮助你学习如何创建、配置并使用 Microsoft 365 共享邮箱。

Microsoft 365 中的共享邮箱是什么？

共享邮箱允许具有相应权限的多个用户访问同一个电子邮件帐户，无论是发送电子邮件、访问共享文件夹，还是使用同一个日历和联系人列表。共享邮箱最多可存储 50GB 的数据，并且无需购买许可证。

企业可能需要共享邮箱的常见场景示例包括：

• 为客户支持或前台使用一致的别名
• 为部门内的所有人员提供对同一个收件箱的访问权限
• 让承包商或供应商将发票发送到同一个固定位置
• 在离职员工与新员工之间进行交接

如果你的组织拥有 hybrid Exchange environment，Microsoft 建议使用 Exchange 管理中心（EAC）来管理共享邮箱。

共享邮箱有哪些限制？

尽管很方便，共享邮箱仍有一些限制：

• 共享邮箱有存储容量限制。
• 无法对从共享邮箱发送的电子邮件进行加密。
• 共享邮箱可能安全性较低，因为每个用户都使用自己的凭据进行访问，而这些凭据中的任何一项都可能遭到泄露。

如何创建 Microsoft 365 共享邮箱并添加成员

创建 Microsoft 365 共享邮箱并添加新用户的流程很简单：

1. 使用全局账户或 Exchange 账户以管理员身份登录。
2. 点击 Groups > Shared mailboxes。
3. 要创建新的共享邮箱，请点击 + Add a mailbox。
4. 为邮箱指定一个名称，该名称将显示在电子邮件的“发件人 (From)”行中。系统会自动为你分配一个电子邮件地址，你可以对其进行编辑。点击 Add。
5. 要添加成员，请在“下一步”下选择 Add members to this mailbox 。
6. 单击 +添加成员 并选择你希望能够访问新共享邮箱的启用用户。
7. 单击 保存 然后 关闭。

启用成员查看和使用共享邮箱

Exchange 包含一个称为 automapping 的功能，可自动将用户具有权限的共享邮箱映射到其在 Outlook 中的邮箱。 如果启用了 automapping（默认开启），那么在用户关闭并重新启动 Outlook 之后，新的共享邮箱会自动显示在每个用户的 Outlook 应用程序中。 但是，automapping 是在每个用户的邮箱上进行设置的，而不是在共享邮箱上设置的。 因此，如果你想使用 automapping，就必须通过为每个用户明确分配权限来管理对共享邮箱的访问，而不是通过使用安全组。

如何配置共享邮箱以保存已发送的邮件

默认情况下，当某个人使用共享邮箱发送邮件时，已发送的邮件将存储在该用户的“已发送邮件( Sent Items )”文件夹中。要设置共享邮箱，使回复以及其他已发送的电子邮件也会保存到共享邮箱的“已发送邮件(Sent)”文件夹中，请执行以下步骤：

1. 使用全局管理员或 Exchange 管理员帐户登录到 Microsoft 365 管理中心。
2. 转到 Groups > Shared mailboxes。
3. 点击您的共享邮箱。
4. 进入 Properties。
5. 单击 Edi 位于 已发送邮件 旁边的 。
6. 选择 开 位于以下两项旁边：将此邮箱名下发送的项目复制 和 将代表此邮箱发送的项目复制。
7. 单击 保存。

如何将用户邮箱转换为共享邮箱

要将其邮箱转换为共享邮箱的用户必须已分配许可证。如果您删除了分配给该用户邮箱或帐户的许可证，则在将邮箱转换为共享邮箱之前，必须先恢复该许可证。

要将用户邮箱转换为共享邮箱，请按以下步骤操作：

1. 在 Exchange 管理中心中，选择 Recipients > Mailboxes。
2. 选择用户的邮箱。
3. 单击 Convert，位于 Convert to Shared Mailbox 下方。

如何阻止某个账户的登录

用户通常会使用自己的账户来访问共享邮箱。不过，这意味着一旦黑客入侵了用户的账户，就可能获得对共享邮箱的访问权限。如果发生这种情况，你可以按照以下步骤阻止来自被入侵账户的登录：

1. 在 Exchange 管理中心中，进入 Active users 页面（位于 Users 下）。
2. 找到共享邮箱账户，然后选择该用户。
3. 选择 Block this user。
4. 单击 阻止该用户登录。
5. 单击 保存更改。

指导用户在 Outlook 和 Web 上打开并使用共享邮箱

作为共享邮箱的管理员，您的责任是帮助新用户学习如何在 Outlook 中使用共享邮箱。用户常见的一些问题包括：

如何将共享邮箱添加到我的 Outlook？

一旦你关闭并重新启动 Outlook，此过程应会自动发生。你也可以在帐户设置中（“Email”选项卡下）手动添加该帐户。

如何在移动设备上访问共享帐户？

你可以在移动设备上使用浏览器访问 Outlook 的网页版。

及时掌握共享邮箱的权限

为防止共享邮箱被误用并避免安全事件，你应定期：

• 检查哪些用户拥有对共享邮箱的权限
• 监控这些邮箱中谁读取了哪些内容。

这些任务对于保护敏感的业务信息、检测可能具备恶意的用户，以及监控是否有邮件被错误删除或发送至关重要。

Exchange Online 管理控制台可帮助你监控共享邮箱中谁可以访问哪些内容。然而，原生审计存在若干缺点，包括保留期限较短，以及筛选和告警选项有限。

使用支持对所有系统进行监控的第三方解决方案，可以消除在多个解决方案和控制台之间切换所带来的不便以及固有的人为错误，同时还能让您更清晰地了解权限和用户活动。特别是 Netwrix Auditor for Exchange 提供易于阅读的 Exchange Online 和 Exchange Server 报告，其中包含关键细节，例如：

• 非所有者邮箱访问事件
• 哪些用户对哪些邮箱具有非所有者权限
• 邮箱权限和委派的更改

它还提供您所需的所有信息，用于密切关注 访问事件 以及 用户权限的变更。内置筛选器让您能够轻松锁定正是您想要的信息。这样一来，您就可以在尽量降低安全风险的同时，享受共享邮箱带来的便利。