SharePoint Online 管理

介绍

SharePoint Online 是一项云端服务，旨在促进协作。您的用户可以与网络内部的用户共享文档、日历、列表、图片、讨论板等内容；在某些情况下，他们也可以与网络外部的人共享这些内容，例如合作伙伴或供应商。借助该平台，即使是小型公司也能在不将预算用于基础设施或员工的情况下拥有自己的企业内联网。此外，SharePoint Online 还为开发人员提供 Web 服务，以便访问 SharePoint 数据。

本文将帮助你了解有效管理 SharePoint Online 环境所需的关键细节。

SharePoint Online 与本地部署 SharePoint

与最初的本地部署 SharePoint 类似，SharePoint Online 旨在促进协作。不过，这两种 SharePoint 产品之间存在显著差异：

• 基础设施与部署：SharePoint Online 是 Microsoft 提供的云端服务，是 Microsoft 365（原 Office 365）套件的一部分。它由 Microsoft 托管和管理，你无需担心基础设施的搭建、维护或升级。另一方面，SharePoint Server 是一种需要你在自有服务器上安装和管理 SharePoint 软件的本地部署解决方案。
• 可扩展性与容量： SharePoint Online 在存储和用户容量方面提供了便捷的扩展能力。Microsoft 负责管理基础设施，可根据您的需求轻松地将部署规模向上或向下调整。使用 SharePoint Server 时，您需要自行负责管理服务器基础设施，并且可能需要投资额外的硬件或软件，以满足使用量增加带来的需求。
• 更新与维护： SharePoint Online 会从 Microsoft 接收定期更新和新功能，这些更新会自动应用到您的环境中，确保您始终使用最新版本。使用 SharePoint Server 时，您可以更好地控制何时以及如何应用更新，但您也需要自行管理并应用这些更新。
• 自定义与可扩展性： SharePoint Online 提供多种自定义选项，包括创建自定义列表、文档库、工作流和 Web 部件的能力。然而，在服务器端自定义以及访问底层系统文件方面存在一些限制。SharePoint Server 在自定义与可扩展性方面提供了更高的灵活性，允许您使用服务器端代码、自定义 Web 部件等开发并部署自定义解决方案。
• 与其他系统的集成： SharePoint Online 可与其他 Microsoft 365 服务无缝集成，例如 Teams、OneDrive 以及 Power Platform 工具（如 Power Apps 和 Power Automate）。它还支持通过 API 和连接器与外部系统和服务进行集成。SharePoint Server 也可以与其他系统集成，但配置和部署可能需要更多的精力与专业知识。
• 许可： SharePoint Online 通常作为 Microsoft 365 订阅的一部分进行授权，并可根据您组织的需求提供不同的方案。费用按“每用户、每月”计费。SharePoint Server 需要一次性预先购买许可证，并承担持续的维护与支持成本。SharePoint Server 的费用可能会因所选版本以及用户数量而有所不同。

SharePoint Online 结构

SharePoint Online 内容的基本单位是 站点集 — 一组具有相似特征的 站点，可以作为整体进行管理。

你的订阅包含一个默认站点集：https://yourtenantname.sharepoint.com。该站点集包含一个独立的 My Site 站点，并为租户中每位拥有 SharePoint Online 许可的用户提供 1 TB（1 太字节）的存储空间；借助该站点，用户无论使用哪种设备，都可以随时访问其个人文档。你还可以在该站点集中为特定团队、项目、会议等创建其他站点。

你也可以创建自己的站点集。许多组织选择使用站点集模板，因为它比从零开始开发一切更快、更容易。

网站类型

SharePoint Online 提供多种类型的网站，以满足不同需求和使用场景。包括：

• 团队网站： 团队网站是 SharePoint Online 中最常见的网站类型。它们旨在支持团队或部门内部的协作与沟通。团队网站提供文档库、列表、日历以及其他工具，帮助团队协同工作并共享信息。
• 通信网站： 通信网站旨在面向广泛受众分享新闻、更新以及其他重要信息。它们提供视觉吸引力强的布局，并允许你以结构化的方式创建和发布内容。通信网站非常适合用于全公司公告、部门更新和项目更新。
• 发布网站： 发布网站旨在用于创建和管理面向广大受众的内容。页面布局、内容类型、审批工作流以及发布页面等功能，使你能够轻松创建外观专业的网站，并以结构化方式发布内容。
• 项目站点： 项目站点旨在帮助团队管理项目并协作开展工作。它们提供用于任务管理、文档协作、问题跟踪以及其他与项目相关活动的工具。项目站点非常适合用于组织和跟踪项目任务、里程碑和交付成果。
• 文档中心站点： 文档中心站点用于管理和组织大量文档。诸如文档库、版本控制、元数据以及搜索功能等特性，帮助用户轻松查找并管理文档。
• 社区站点： 社区站点旨在促进特定群体之间的协作与知识共享。它们提供讨论板、博客、Wiki 以及其他社交功能，以便推动社区内的沟通与参与。
• 中心站点： 中心站点用于在 SharePoint Online 环境中连接并组织相关站点。它们提供集中式的导航和品牌体验，使用户能够轻松在关联站点之间切换，并访问共享内容与资源。
• 个人（我的网站/My Site）站点： 如前所述，每位 SharePoint Online 用户都会获得一个私人空间，用于存储和管理自己的文档、任务和个人信息。用户可以选择将 My Site（我的网站）中的内容与其他用户共享。

网站内容类型

SharePoint Online 提供了一个预定义的内容类型列表，你可以在站点上创建这些类型。包括：

• 页面： 页面就是字面意思——使用 SharePoint 的编辑器功能在浏览器中进行编辑的页面。页面主要包含文本，但你也可以在其中嵌入图像、链接、列表和 Web 部件（一些小段代码）。
• 文档库：文档库是一组 Word 文档和其他文件。你可以创建文件夹，以便在库中对文档进行逻辑化的组织。要修改文件，用户必须先将其签出再签回；这可确保在任意时间内只有一个人编辑该文件，并且你还可以保留以前的版本，从而查看特定文档的修订历史。
• 其他类型的库： 其他类型的库包括：
  • 表单库 ，用于存储 XML 表单，你们的业务可以用它来通过 Microsoft InfoPath 路由信息
  • 图片库 ，用于存储图像文件
  • Wiki 页面库 ，可提供快速编辑在线文本并将该文本链接到其他页面的方式——你也可以说这就是一种“穷人的可共享文本编辑器”
• 网站： 如前所述，网站基本上是内容的集合。你可以在网站内创建网站，以收集那些值得拥有自己关注点的相关资料。会议、博客、文档和团队可能会在更大的站点中拥有各自的网站。
• 列表： 列表是类似项目的集合，例如链接、公告、联系人或任务。更复杂的列表可能包括日历、可编辑的数据表、讨论板、问题跟踪列表、带有类似甘特图的项目任务列表、调查问卷，或导入的电子表格。

仪表板

SharePoint Online 提供各种仪表板，使用户能够可视化并分析存储在 SharePoint 站点、列表、文档库以及其他组件中的数据。在 SharePoint Online 中创建仪表板时，请考虑要展示的特定数据与洞察、目标受众以及所需的交互程度。规划仪表板的布局和设计，确保它们能够有效传达所需信息。此外，还请考虑安全性和权限设置，以控制谁可以访问并与仪表板进行交互。

以下是 SharePoint Online 中可用的一些仪表板：

• 站点使用情况仪表板： 该仪表板可深入了解 SharePoint 站点的使用情况与活动，包括浏览次数、访问次数和独立用户数，以及排名靠前的文档或页面。
• 文档库使用情况仪表板： 该仪表板提供与文档库相关的统计数据和指标，包括文档数量和浏览次数，以及排名靠前的贡献者。
• 列表使用情况仪表板： 该仪表板可洞察 SharePoint 列表的使用情况，例如项目数量、浏览量以及主要贡献者。
• 搜索使用情况仪表板： 该仪表板对已执行的搜索查询进行分析，包括最热门的搜索查询、受欢迎的搜索结果以及搜索趋势。
• 自定义 Power BI 仪表板： 用户可以使用 Power BI 创建交互式仪表板和报表，并将其直接嵌入到 SharePoint 站点中。
• 其他自定义仪表板： 用户可以创建其他自定义仪表板，并添加诸如图表、曲线图和列表之类的 Web 部件。
• 第三方仪表板： 还提供可与 SharePoint Online 集成的第三方工具和解决方案，并具备更高级的仪表板功能。

如何访问 SharePoint 管理中心

要在 SharePoint Online 中执行管理任务，请按以下步骤操作：

1. 访问 https://admin.microsoft.com，并使用你的 SharePoint Online 管理员凭据登录。
2. 在左侧导航窗格中，单击 Admin centers ，然后选择 SharePoint 以访问 SharePoint 管理中心。

发布基础设施与发布功能

SharePoint Online 发布基础设施是一组功能和能力，可用于在站点上创建、管理和发布内容。它为发布内容提供结构化且受控的环境，确保一致性，并让站点访问者更轻松地浏览。

发布功能会让 SharePoint Online 的管理更丰富、更具功能性，但也可能使管理变得更困难。例如，如果启用了站点集的发布功能，则无法将子网站保存为模板。

下面是发布基础设施的一些关键功能。

• 母版页
• 页面布局
• 内容类型
• 发布页面
• 发布审批工作流
• 导航
• 发布 Web 部件
• 图像渲染
• 摘要链接 Web 部件
• 目录 Web 部件
• 内容查询 Web 部件
• 版本控制与导航
• 权限控制与用户

要启用发布基础架构，请执行以下步骤：

1. 确保你已作为 SharePoint Online 中的站点所有者（Site owner）登录。点击页面右上角的 Settings 齿轮，然后从列表中选择 Site Information。

• 在“Site Information”侧边栏中，点击 View All Site Settings。

• 在“网站设置（Site Settings）”页面的“网站集合管理（Site Collection Administration）”部分下，单击 Site collection features。

• 向下滚动，然后单击位于 Activate 按钮右侧的 SharePoint Server Publishing Infrastructure 。

安全性与合规性

Microsoft 365 提供了一套全面的安全与合规功能，可与 SharePoint Online 配合使用，以保护和管理组织的数据。

Microsoft 365 管理中心

Microsoft 365 管理中心是一个基于 Web 的门户，允许管理员管理其组织的 Microsoft 365 订阅和服务。它提供了一个集中位置，用于管理用户账户、许可证和安全设置，并执行其他管理任务。该平台旨在用户友好，并且适用于经验丰富的管理员和初学者。

要访问 Microsoft 365 管理中心，请执行以下任一操作：

• 直接登录 admin.microsoft.com。
• 访问 Microsoft365.com 并使用你的 Microsoft 365 账户登录。点击左上角的“Apps”图标，然后点击 Admin。

使用左下角的 Admin centers 部分，即可访问各种管理员门户，例如安全中心（Security Center）和合规中心（Compliance Center）。

Microsoft 365 Defender

Microsoft 365 Defender（原名 Microsoft 365 Security Admin Center）是一个集中式位置，管理员可以在其中管理组织服务的安全功能和设置，包括 Exchange Online、Microsoft Teams 以及 SharePoint Online。

Microsoft Purview Compliance Portal

Microsoft Purview Compliance Portal（原 Microsoft 365 Compliance Center）为管理和监控与合规相关的活动提供了一个集中枢纽，包括数据保留、eDiscovery 和法律保留。它允许你根据组织的要求设置并强制执行特定的合规策略，包括适用于 SharePoint Online 的策略。

SharePoint Online 的关键合规功能包括：

• 数据丢失防护 (DLP)
• 信息治理
• 信息权限管理 (IRM)
• 数据加密
• 多因素身份验证 (MFA)
• 高级威胁防护（ATP）
• 数据保留与归档
• 电子取证（eDiscovery）
• 审计与报告
• 合规标准与认证
• 外部共享控制
• 条件访问
• 基于角色的访问控制（RBAC）

Identity Management

Microsoft 365 和 SharePoint Online 中的 Identity Management 功能，帮助组织在保持强有力安全性的同时，确保对资源的高效访问。为了让贵组织能够有效管理 Microsoft 365 用户的访问权限，务必正确配置 Identity 基础设施。

Microsoft 云身份模型

Microsoft 365 提供三种身份模型：

• 混合身份： 先在本地 Active Directory 中创建，并与 Microsoft Entra ID（原 Azure AD）同步的身份
• 仅云身份： 为 Microsoft Entra ID 用户或设备专门创建的身份
• 外部身份： 被邀请访问你们公司资源的用户，但其身份是在租户之外创建和维护的

您可以在 Microsoft 365 管理中心以及其他门户中创建、管理和更新用户身份，例如 Entra ID 和 Microsoft Azure 门户。

信息架构与治理

信息架构

为确保 SharePoint Online 中的内容能够轻松被发现并可访问，您需要仔细设计层级结构、元数据和导航。组织良好且高效的信息架构有助于促进内容发现、协作以及 知识管理。

以下是 SharePoint 信息架构需要考虑的几个关键点。

• 网站层级结构：根据组织的需求和内容规划网站及子网站的结构。可以考虑为各个部门、项目或职能领域创建对应的网站。
• 网站导航：设计清晰且易于使用的导航系统，帮助用户轻松找到并浏览不同的网站、子网站和内容。
• 内容类型和元数据：定义内容类型，以根据内容的性质和用途对内容进行分类与组织；并定义与组织信息需求相匹配的元数据字段。
• 文档库和列表：确定网站内文档库和列表的结构与组织方式。可以为不同类型的内容（如文档、图片或表单）创建单独的文档库或列表。使用文件夹、元数据和视图，进一步在文档库和列表中组织与管理内容。
• 搜索与可发现性：SharePoint 的搜索功能依赖信息架构来提供相关的搜索结果。确保内容已使用元数据正确标记，并可考虑使用托管元数据与基于搜索的导航来提升可发现性。
• 可扩展性与增长: 规划 SharePoint 环境的增长，包括新站点、子站点和内容。

治理

为了确保 SharePoint Online 能够有效、安全地使用，并与组织的目标和宗旨保持一致，您需要制定用于规范 SharePoint 使用、管理和管理运营的政策、流程和指南。以下是 SharePoint 治理的一些关键方面：

• 所有权与角色： 为 SharePoint 明确界定所有权与角色，包括管理员、站点所有者、内容所有者和用户。分配管理与维护 SharePoint 站点、内容以及权限的责任。
• 站点配置（Provisioning）： 制定创建与配置新 SharePoint 站点的指南和流程。定义站点创建的标准，例如用途、受众以及内容要求。确定由谁可以创建站点，以及在适用情况下相应的审批流程。
• 权限和安全性： 为 SharePoint 制定安全策略和指南。定义用户组、权限级别以及访问控制，以确保对内容和功能的访问恰当。定期审查并更新权限，以维持 数据安全 和合规性。
• 内容管理： 定义内容管理流程，包括创建、编辑、版本管理和归档。制定关于内容所有权、审批工作流以及保留政策的指南。
• 合规性与数据保护： 确保 SharePoint 的使用符合法律、监管以及行业特定要求。制定数据保护、隐私和信息安全政策。采取措施保护敏感数据，并落实对适用法规的合规要求。
• 监控与报告： 实施监控和报告机制，以跟踪 SharePoint 的使用情况、性能以及对治理策略的遵循程度。定期审查并分析使用数据、审计日志和用户反馈，以识别需要改进的地方，并确保治理合规。
• 内容治理：为内容创建、管理和归档制定指南和流程。明确内容所有者、编辑和审批人的角色与职责。实施版本管理和审批工作流，以维持内容完整性并确保合规。
• 治理审查与维护： 定期审查并更新 SharePoint 治理政策和指南，以反映业务需求的变化、技术进步以及不断演进的最佳实践。开展治理审计与评估，确保持续有效，并与组织目标保持一致。

网站集合管理

网站集合管理员需要对网站集合的设置、权限和功能保持适当的控制。以下是他们的一些关键职责：

• 创建： 网站集合管理员可以在 SharePoint Online 中创建新的站点集合。他们可以为网站集合定义 URL、模板以及其他设置。
• 设置： 管理员可以为网站集合配置各种设置，例如区域设置、网站集合管理员、网站集合功能和配额。
• 权限： 网站集合管理员可以控制网站集合的权限和安全设置。他们可以向用户和组分配权限、管理权限级别，并控制对网站内容的访问。
• 导航： 管理员可以自定义网站集合的导航和结构，包括顶部链接栏、快速启动以及网站层级。
• 模板： SharePoint Online 提供一系列网站模板，管理员可使用这些模板在网站集合中创建新网站。管理员可以根据组织的需求管理并自定义这些模板。
• 功能： 管理员可以在网站集合中启用或禁用各种功能，例如文档库、列表、工作流以及网站模板。他们还可以根据网站集合的要求管理并自定义这些功能。
• 存储管理： 管理员可以监视并管理网站集合中的存储使用情况。他们可以设置存储配额、管理其回收站（Recycle Bin），并执行存储策略。
• 审计与报告：SharePoint Online 提供审计与报告功能，使管理员能够跟踪并分析网站集合的使用情况、用户活动以及内容变更。管理员可以生成报表，并监控网站集合的运行状态与性能。
• 备份与恢复：管理员负责备份和恢复网站集合数据，以确保数据保护和灾难恢复能力。SharePoint Online 提供自动备份与恢复的选项。

如何访问网站集合的管理设置

1. 确保你已在 SharePoint Online 中以“网站所有者”身份登录。单击页面右上角的 Settings 选项卡齿轮，然后从设置列表中选择 Site Information。

• 在“站点信息”侧栏中，单击 View All Site Settings。

• 在“网站设置”中，Site Collection Administration 部分可让你轻松访问 SharePoint 管理任务。

用户档案与受众定向

用户档案

用户档案用于存储有关用户的信息。用户属性可以包括诸如姓名、职位、部门和联系信息等基础信息，也可以定义自定义属性，以捕获与贵组织相关的其他信息。

在 SharePoint Online 中管理用户档案包括配置用户档案服务、从目录源同步用户档案、定义并映射用户档案属性，以及确保数据的准确性和一致性。

定期审查并更新用户资料信息，以确保其保持最新且与实际需求相关，是非常重要的。此外，组织应向用户说明维护准确且完整的用户资料所带来的好处，并鼓励他们积极参与由用户资料启用的社交与协作功能。

下面是一些使用用户资料的 SharePoint Online 其他功能：

• 我的网站
• Delve
• 人员搜索
• 社交功能
• 隐私和安全

受众定向

SharePoint Online 中的受众定向可让你根据用户的特征或属性，向特定用户组（受众）提供个性化的内容和体验。这有助于确保将正确的信息呈现给合适的人，从而提高参与度和相关性。受众定向依赖于 User Profile 服务

SharePoint Online 为各种组件（例如 Web 部件、导航链接和内容）提供受众定向设置。这些设置允许你指定哪些受众应看到特定内容或功能。例如，你可以配置 Web 部件，为不同受众显示不同内容，或根据用户的部门显示导航链接。

重要的是要仔细规划并定义受众，以确保其与组织的需求和目标保持一致。根据用户属性或组织结构的变化，定期审查并更新受众成员资格。此外，还应教育内容作者和网站所有者了解受众定位（audience targeting），以及如何有效使用它来提供个性化体验。

如何访问用户资料和受众定位设置

1. 登录到 SharePoint Online Admin Center，然后在左侧导航栏中点击 More Features。
2. 在 User profiles 下，点击 Open 按钮。

• User profiles 页面将在浏览器的另一个标签页中打开。使用此页面，您可以管理用户属性、用户资料以及受众定位设置。

数据连接与 Microsoft Power Platform

数据连接

SharePoint Online 使用户能够连接各种数据源，例如 SQL Server 数据库、Excel 电子表格和 SharePoint 列表，并在 SharePoint 内轻松访问与处理这些数据。例如，他们可以创建自定义视图、报表和仪表板，以分析和可视化数据。数据连接还使用户能够通过基于数据更改或事件触发操作来自动化流程和工作流。

Microsoft Power Platform

Microsoft Power Platform 是一套工具和服务，可帮助用户构建自定义的业务解决方案并自动化流程。它包括 Power Apps、Power Automate（此前称为 Flow）和 Power BI。

SharePoint Online 与 Power Platform 集成，使用户能够在 SharePoint 环境中充分利用其功能。例如，他们可以：

• 创建自定义 Power Apps，构建与 SharePoint 数据交互的移动端或 Web 应用
• 使用 Power Automate 在 SharePoint 内自动化工作流和流程，例如发送通知、更新数据或根据特定事件触发操作
• 使用 Power BI 创建交互式仪表板和报表，以可视化和分析 SharePoint 数据

企业内容管理

企业内容管理（ECM）是一套用于在内容生命周期全程管理数字内容的策略、工具和流程体系，包括内容的创建、采集、存储、检索、分发和处置。

在 SharePoint Online 中，ECM 提供一系列功能，帮助组织有效管理和组织其 SharePoint 内容，包括：

• 文档管理
• 内容生命周期管理
• 内容类型
• 元数据和分类体系
• 搜索与发现
• 记录管理
• 协作与工作流程
• 安全与合规
• 信息权限管理
• 内容发布

术语库

SharePoint Online 提供了一个术语库管理工具，帮助管理员管理术语集。术语集是与特定概念或类别相关的一组术语。例如，“Product Categories” 术语集可能包含“Electronics”“Clothing”和“Home Appliances”等术语。

使用术语集可以帮助组织确保 SharePoint 站点中的内容被一致地打标签，从而更方便地管理和查找信息。例如，它们使组织能够创建基于术语的导航菜单，并允许根据特定术语进行筛选。

您可以在 SharePoint Admin Center 中通过单击左侧导航菜单中的 Term store 来访问此功能。

内容类型

内容类型定义了与 SharePoint Online 中特定内容类型相关联的列、元数据、工作流以及其他设置。它们充当可重复使用的模板，可应用于不同类型的文档或其他项目，以确保内容创建和管理方式的一致性。例如，通过将内容类型与文档库或列表关联起来，用户可以确保该库或列表中的所有项目都遵循相同的结构和元数据要求。内容类型还可用于对不同类型的内容强制执行特定工作流、保留策略以及其他设置。

SharePoint Admin Center 的左侧导航菜单也提供对该功能的访问；单击 内容类型库。

搜索

搜索是一项强大的功能，可帮助用户快速、轻松地查找 SharePoint Online 内容。只需在页面顶部的搜索框中开始输入查询，SharePoint Online 就会开始提示结果。你可以选择提示的某个结果，或按 Enter 查看所有搜索结果。

下面介绍 SharePoint Online 中更多的搜索功能：

• 搜索中心: SharePoint Online 提供专用的搜索中心，用户可以在其中输入搜索查询并查看搜索结果。
• 搜索范围: SharePoint Online 允许你将搜索限制在 SharePoint 站点中的特定区域或来源。
• R[SO3] 结果来源: 用户可以配置检索搜索结果的来源。
• 搜索筛选器: 用户可以根据特定条件来细化搜索结果。
• 搜索细化条件: 组织可以根据公司的独特需求，为用户提供更多方式来缩小搜索结果范围，例如内容类型或所请求的发布时间。
• 搜索提醒: 用户可以设置提醒，在与其搜索条件匹配的新内容被修改或添加时接收通知。
• 人员搜索: 此选项可帮助用户在其组织内查找同事。
• 搜索 Web 部件: 可以将“搜索 Web 部件”功能添加到页面，用于显示搜索结果或搜索框。

搜索管理

您可以在 SharePoint 管理中心中执行与搜索相关的管理任务。请按以下步骤操作：

1. 转到 https://admin.microsoft.com ，并使用您的 SharePoint Online 管理员凭据登录。
2. 在左侧导航窗格中，单击 Admin centers ，然后选择 SharePoint。
3. 在 SharePoint 管理中心的左侧导航窗格中，单击 More features。
4. 在 更多功能 页面中，于“搜索”部分，单击 打开 按钮。

• 使用提供的链接来管理 SharePoint Online 中的搜索。

共享

在 SharePoint Online 中，用户可以轻松地与其他用户共享文档、网站以及其他内容，包括在组织内部以及组织外部。以下是适用于 SharePoint Online 用户的一些共享功能：

• 内部共享
• 外部共享
• 共享链接
• 访客访问
• 共享通知
• 权限管理
• 共享控制
• 审计与报告

共享管理

为促进协作并最大限度降低敏感数据风险，必须根据组织的安全与协作需求，仔细配置 SharePoint Online 的共享设置。请按以下步骤操作：

1. 访问 https://admin.microsoft.com ，并使用你的 SharePoint Online 管理员凭据登录。
2. 在左侧导航窗格中，单击 管理中心，然后选择 SharePoint。

• 在 SharePoint 管理中心的左侧导航窗格中，单击 共享。

• 使用“共享管理”页面，你可以管理以下内容：
• 共享设置：你可以为组织定义默认共享设置，包括是否允许外部共享、外部共享的类型（匿名或已验证）以及外部用户的默认权限级别。
• OneDrive 共享：你可以配置 OneDrive for Business 中与共享相关的设置，包括默认共享链接类型、链接到期时间以及是否允许匿名访问。

• 共享链接：您可以为共享链接配置默认链接设置，例如默认链接类型（查看或编辑）、链接到期时间，以及是否允许匿名访问。
• 来宾访问：您可以管理与来宾访问相关的设置，包括是否允许将外部用户添加为来宾、来宾邀请的兑换/接受流程，以及来宾链接的到期时间。

文档版本管理

SharePoint Online 的一项出色功能是其内置对文档版本管理的支持。启用版本管理后，每当文件保存时，SharePoint 都会创建该文件的新版本。这使得创建审计跟踪变得更容易，您可以查看最近的活动，了解是谁做了哪些更改，并撤销不需要的修订。大多数在文档上长期工作以支持其业务的组织都会发现版本管理非常有帮助。

启用文档版本管理

要在文档库中启用版本控制，请按照以下步骤操作。示例使用的是团队站点。

1. 在站点左侧菜单中，单击 Documents。然后单击窗口右上角的“站点设置”齿轮图标，并单击 Library settings。

• 在 Library settings 侧边栏中，单击 More library settings。

• 在打开的页面中，在“常规设置（General Settings）”下，单击 Versioning settings。

• 在“版本控制设置（Versioning Settings）”页面中，启用 Create major versions 或 Create major and minor (draft) versions，然后单击 Save。
  
  请注意，如果选择后者选项，每一个小的更改都会生成该文件的新版本。虽然 SharePoint 在存储文件方面相对高效，但您可能会很快发现存储配额被那些对版本历史增值不大的文件“吃掉”。除非您有明确的需求，我建议启用 Create major versions 选项。

访问文档版本

SharePoint 会自动跟踪文档的不同版本。用户可以通过网页访问这些版本，但不能直接从 Microsoft Word 访问。因此，请指导他们在需要查看旧版本时前往站点的文档库。

要查看和编辑不同版本，请点击文档库中某个文件旁边的…，然后在弹出菜单中选择版本历史记录。你将看到类似下面的界面。只需点击相应的超链接，即可访问所需版本。

结论

SharePoint Online 是用于协作的强大平台。但要在降低安全和合规风险的同时，从投资中获得最大收益，你需要有效管理你的 SharePoint Online 环境。本指南提供了你所需的全部关键信息，请妥善保留，随时查阅！

常见问题解答

如何备份 SharePoint Online 数据？

由于 Microsoft 自带的备份选项有限，SharePoint Online 备份需要采用多层次的方法。尽管 Microsoft 提供版本历史记录和回收站功能，但这些并不等同于面向企业环境的全面备份。诸如 Veeam Backup for Microsoft 365、AvePoint 或 CodeTwo 之类的第三方备份解决方案，可提供对站点集合、文档库以及单个项目的完整备份能力。这些工具提供自动化计划、时间点恢复以及细粒度的还原选项。对于有合规要求的组织，请在使用备份解决方案的同时，通过 Microsoft 365 合规中心实施保留策略。请记住，SharePoint Online 的内置冗余能够防护基础设施故障，但无法防护用户错误、数据损坏或恶意删除。恰当的备份策略应将自动化的第三方备份与保留策略以及定期的恢复测试结合起来，以确保在需要时数据可用。

如何连接到 SharePoint Online PowerShell？

连接到 SharePoint Online PowerShell 需要安装 SharePoint Online Management Shell 模块，并完成正确的身份验证设置。首先，在以管理员权限运行的 PowerShell 会话中安装该模块：

      Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Force
      

使用以下方式连接：

      Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com -Credential (Get-Credential)
      

将 “yourtenant” 替换为您的实际租户名称。用于现代身份验证：

      Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com
      

这将触发基于浏览器的身份验证。多因素身份验证会通过浏览器流程自动处理。连接成功后，您可以使用 SharePoint Online cmdlets 管理站点集合、用户和租户设置。对于批量操作和自动化，建议结合官方模块使用 PnP PowerShell，以获得增强的功能。完成后务必正确断开连接：

      Disconnect-SPOService
      

如何管理 SharePoint Online 中的站点集合管理员？

在 SharePoint Online 中管理站点集合管理员需要同时具备租户级别和站点级别的权限，才能修改管理访问权限。使用 SharePoint 管理中心添加管理员：进入 Active Sites，选择站点集合，然后单击 Administrators（管理员）选项卡。或者，也可以使用 PowerShell 以编程方式添加管理员：

      Set-SPOSite -Identity https://yourtenant.sharepoint.com/sites/sitename -Owners @("user@domain.com")
      

查看当前管理员：

      Get-SPOSite -Identity https://yourtenant.sharepoint.com/sites/sitename | Select-Object -ExpandProperty Owners
      

在多个网站集合之间进行批量管理时，使用 PowerShell 脚本可以实现高效的管理。请记住，网站集合管理员对网站拥有完全控制权，并且可以修改权限，因此在分配这些角色时请遵循最小特权原则。对网站集合管理员进行定期审计有助于维持安全与合规要求。

SharePoint Online 权限故障排查步骤有哪些？

SharePoint Online 的权限问题通常源于继承设置、组成员身份问题或权限级别不正确。开始排查时，先检查该用户是否出现在站点的“People and Groups（人员和组）”部分，并核实其权限级别分配是否正确。使用“Site Settings（站点设置）”中的“Check Permissions（检查权限）”功能，查看特定用户的有效权限。常见问题包括权限继承中断（独立权限阻止访问）以及无法正确解析的嵌套组成员身份。清除浏览器缓存，并尝试在无痕窗口中访问，以消除客户端缓存导致的问题。若问题持续存在，请在 Microsoft 365 管理中心核实该用户的许可证状态，并确保其未被阻止访问 SharePoint。记录权限更改，并使用版本历史来追踪访问问题从何时开始，因为这有助于识别引发问题的配置更改。

我是否需要备份 SharePoint Online？

尽管 Microsoft 的云基础设施可靠性很高，你仍然需要备份 SharePoint Online。虽然 Microsoft 提供 99.9% 的可用性 SLA 以及基础设施冗余，但其共享责任模型将数据保护义务放在了客户身上。Microsoft 的原生功能（如版本历史、回收站和保留策略）只能在一定程度上防止用户错误、数据损坏或恶意删除。这些功能并不能构成面向企业环境的全面备份方案；企业环境往往需要支持“按时间点恢复”、长期归档或迁移能力。合规要求通常还会规定备份保留期限必须超出 SharePoint 自带能力。请考虑：恶意软件、意外的大批量删除或管理错误都可能在同一时间对大量数据产生影响。合理的备份策略能够防范在原生 SharePoint 恢复选项不足以应对的情况下所带来的风险，从而确保业务连续性与合规性。Data Security That Starts with Identity，但它需要通过全面的备份与恢复规划来完成。