記録管理ポリシーの重要性

責任は人が引き受ける必要があります

記録管理（records management）における最も重要な要素は、責任を特定の個人に割り当てることです。特定のポリシーを誰が公式に承認したかを追跡することは比較的簡単ですが、ポリシーのさまざまな側面について誰が長期的な責任を負うのかを明確にすることも同様に重要です。組織内の人は時間とともに入れ替わるため、ポリシーには名前ではなく役割を指定してください。組織がポリシーに記載された役割の名称を変更したり、その役割を廃止したりする場合は、そのポリシーを更新する必要があります。

多くの人が見落としがちな役割の1つが Executive Owner（エグゼクティブ・オーナー）です。経営レベルの意思決定に関与する人は、記録管理（records management）の要件を理解し、ポリシーが確実に実施されるようにすることに関与する必要があります。これが行われない場合、組織は予算編成や計画策定のサイクルでは記録管理プログラムを後回しにしがちで、情報ガバナンスは何か問題が起きたときに初めて適切な注意を払うようになります。損害を軽減するには、問題を未然に防ぐためにかけていたはずのコストよりもはるかに多くのリソースが必要になることが少なくありません。

役割と責任を割り当てる際の最も重要なルールを覚えておいてください。特定の役割に対して複数の人を指名すると、誰も責任を取らないことが確実になります。

「なぜ」を説明する

文書管理ポリシーについて、ビジネス上および規制上の推進要因を説明することが極めて重要です。内容は具体的である必要があり、参照元へのリンクを含め、関係する要因をすべて列挙してください。特に、それらが矛盾しているように見える場合は重要です。こうした詳細を提供することで、次の2つのことができます。

• 文書の保管（レコード保持）および文書の保管場所（レコードストレージ）に関する判断が、より根拠をもったものになります。監査人や調査担当者がポリシーを見たときに、要件の背後にある考え方を確認できるからです。
• それは、これらのポリシーに至った規制上およびビジネス環境についての「組織としての記憶（インスティテューショナル・メモリー）」と、記録管理に関する背景を提供します。その環境が組織の情報ガバナンスにどのように影響したのかを理解できれば、ポリシーを引き継ぐ人たちは、何を変更したり削除したりすべきかについてより情報に基づいた判断ができるようになります。その結果、組織をトラブルに巻き込む可能性のある変更を避けられます。

記録管理ポリシーを実装する

まだ、ポリシーの実装については触れていません。サンプルの記録管理ポリシーにも、詳細が記載されていないことに気づくはずです。これは、技術とビジネス上のニーズの両方が常に進化しているため、組織がそのポリシーをどのように実装するかは時間とともに変わり得る一方で、ポリシー自体は比較的安定しているからです。

そのため、ポリシーではポリシーを実行する責任者が誰であるかは示しますが、どのように実行するかは示しません。ポリシー所有者は、電子記録を管理するための solutionを直接実装していない可能性があるとしても、組織がそのポリシーをどのように実装するかについて、強い発言力を持つべきです。ポリシーを実装するために必要な技術ツールを導入・維持管理する作業は、通常、技術サポート部門の責任者（多くの場合 CIO）が担います。

組織が記録管理ポリシーをどのように実装するにせよ、それを実現するかどうかは、ビジネス側と技術側のリーダーシップが協力して進められるかにかかっています。技術部門は、記録管理がなぜビジネスにとって重要なのかを理解する必要があります。ビジネス側は、自分たちが求めていることによって生じる技術的な課題を理解する必要があります。両者が協力すれば、組織のニーズを満たし、実施すべき作業に優先順位を付けるための前進の道筋を描けます。

結論

適切に考え抜かれた記録管理ポリシーから始めれば、組織全体に対して、どのようなことを達成しようとしているのかを説明できます。次に、情報の喪失や不正アクセスのリスクが最も高い記録がどれかを特定し、そこに注力します。その後、すべての記録が適切に管理されるまで、組織の能力を少しずつ拡張していくことができます。

サンプル記録管理ポリシー は財務記録に焦点を当てていますが、どの記録管理ポリシーにも必要とされる重要な概念を理解するのに役立つはずです。組織によっては追加の検討事項があるかもしれませんが、私たちのテンプレートは、適切な質問を始めて前進を始めるのに十分な内容を提供します。