Microsoft Office 365 の共有メールボックス（Shared Mailboxes）の管理方法

Microsoft 365 の共有メールボックス（Shared mailboxes）では、チームがメール、カレンダー、連絡先をまとめて管理できるため、顧客対応、部門単位のアクセス、または従業員の入れ替えなどに役立ちます。協業は簡単になりますが、保存容量の上限、暗号化の欠如、ユーザーの資格情報に結び付いたセキュリティ上のリスクといった制限もあります。効果的な運用には、共有メールボックスを便利なまま維持しつつ機密データを公開しないように、適切な設定、権限管理、監視、トレーニングが必要です。

Microsoft 365 の共有メールボックス（Shared mailboxes）を使うと、チームで共同作業しながらメールの責任を分担できます。ここでは、Microsoft 365 の共有メールボックスを作成し、設定し、利用する方法を学べるようにお手伝いします。

Microsoft 365 の共有メールボックスとは？

共有メールボックスでは、適切な権限を持つ複数のユーザーが、同じメール アカウントにアクセスできます。メールの送信、共有フォルダーへのアクセス、同じ予定表や連絡先リストの利用などに対応します。共有メールボックスはライセンスを必要とせずに、最大 50GB のデータを保存できます。

企業が共有メールボックスを必要とする、よくあるシナリオの例は次のとおりです。

• カスタマーサポートや受付で一貫したエイリアスを使用する
• 部署内の全員に同じ受信トレイへのアクセスを提供する
• 請負業者やベンダーが請求書を一貫して同じ場所に送るようにする
• 退職（離任）する従業員から新しい従業員への移行

組織が hybrid Exchange environment を使用している場合、Microsoft は共有メールボックスを管理するために Exchange 管理センター（EAC）を使用することを推奨しています。

共有メールボックスにはどのような制限がありますか？

便利ではあるものの、共有メールボックスにはいくつかの制限があります：

• 共有メールボックスにはストレージの上限があります。
• 共有メールボックスから送信されるメールは暗号化できません。
• 共有メールボックスは、各ユーザーが自分の認証情報を使ってアクセスするため、セキュリティが低くなる可能性があります。また、その認証情報のいずれかが侵害される可能性もあります。

Microsoft 365 の共有メールボックスを作成してメンバーを追加する方法

Microsoft 365 の共有メールボックスを作成し、新しいユーザーを追加する手順はシンプルです。:

1. 管理者としてログインします。グローバル アカウントまたは Exchange アカウントのいずれかを使用してください。
2. クリック Groups > Shared mailboxes。
3. 新しい共有メールボックスを作成するには、+ Add a mailbox をクリックします。
4. メールの「From（送信者）」行に表示されるメールボックス名を指定します。メール アドレスは自動的に割り当てられますが、編集することもできます。Add をクリックします。
5. メンバーを追加するには、「Next steps.」の下で Add members to this mailbox を選択します。
6. クリック +メンバーを追加 をクリックし、新しい共有メールボックスにアクセスできる有効なユーザーを選択します。
7. クリック 保存 してから 閉じる。

メンバーが共有メールボックスを閲覧して使用できるようにする

Exchange には automapping と呼ばれる機能があり、ユーザーが権限を持つ共有メールボックスを Outlook のそのユーザーのメールボックスに自動的にマッピングします。 automapping が有効になっている場合（デフォルトではオン）、ユーザーが Outlook をいったん閉じてから再起動すると、新しい共有メールボックスが各ユーザーの Outlook アプリに自動的に表示されます。 ただし、automapping は共有メールボックスではなく各ユーザーのメールボックス側で設定されます。 そのため automapping を利用したい場合は、安全グループを使うのではなく、各ユーザーに対して権限を明示的に割り当てることで共有メールボックスへのアクセスを管理する必要があります。

共有メールボックスが送信済みメールを保存するように設定する方法

デフォルトでは、ユーザーが共有メールボックスを使用してメールを送信すると、送信済みメッセージはそのユーザーの［送信済みアイテム(Sent Items)］フォルダーに保存されます。返信やその他の送信メールも共有メールボックスの［送信済み(Sent)］フォルダーに保存するように共有メールボックスを設定するには、次の手順を行います：

1. 全体管理者(Global admin)または Exchange 管理者アカウントを使用して、Microsoft 365 管理センターにサインインします。
2. 次の場所へ移動します：Groups > Shared mailboxes。
3. 自分の共有メールボックスをクリックします。
4. 次へ移動します：Properties。
5. クリック Edi の横にある 送信済みアイテム 。
6. 次の両方の横で オン を選択します。このメールボックスとして送信されたアイテムをコピーする および このメールボックスの代わりに送信されたアイテムをコピーする 。
7. クリック 保存 。

ユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換する方法

共有メールボックスに変換したいユーザーには、ライセンスが割り当てられている必要があります。ユーザーのメールボックスまたはアカウントに割り当てられていたライセンスを削除してしまった場合は、共有メールボックスに変換する前に復元する必要があります。

ユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換するには、次の手順を実行します：

1. Exchange 管理センターで Recipients > Mailboxes を選択します。
2. ユーザーのメールボックスを選択します。
3. Convert をクリックします。Convert to Shared Mailbox の下にあります。

アカウントのサインインをブロックする方法

ユーザーは通常、自分のアカウントを使って共有メールボックスにアクセスします。しかし、これは、ユーザーのアカウントを侵害したハッカーが共有メールボックスにアクセスできることを意味します。もしこのようなことが起きた場合は、次の手順で侵害されたアカウントからのサインインをブロックできます。

1. Exchange 管理センターで、Active users ページ（Users の下）に移動します。
2. 共有メールボックスのアカウントを見つけて、ユーザーを選択します。
3. 「Block this user」を選択します。
4. クリック ユーザーのサインインをブロックします。
5. クリック 変更を保存。

Outlook および Web で共有メールボックスを開いて使用する方法をユーザーに教える

共有メールボックスの管理者として、新しいユーザーが Outlook で共有メールボックスを使用する方法を学べるよう支援するのがあなたの責任です。ユーザーからよく寄せられる質問には、次のようなものがあります。

Outlook に共有メールボックスを追加するにはどうすればよいですか？

Outlookをいったん閉じて再起動すると、自動的にこの処理が行われるはずです。また、アカウント設定から「Email」タブの下で、アカウントを手動で追加することもできます。

モバイル端末から共有アカウントにアクセスするにはどうすればよいですか？

モバイル端末のブラウザを使って、OutlookのWeb版にアクセスできます。

共有メールボックスの権限を常に把握する

共有メールボックスの不正使用を防ぎ、セキュリティインシデントを回避するために、定期的に次のことを行う必要があります。

• 共有メールボックスへのアクセス権限を持つユーザーを確認します
• これらのメールボックスで、誰が何を読んでいるかを監視します。

これらの作業は、機密性の高いビジネス情報を保護し、潜在的に悪意のあるユーザーを検出し、誤って削除または送信されたメールを監視するために必要です。

Exchange Online 管理コンソールは、共有メールボックス内で誰が何にアクセスできるかを監視するのに役立ちます。 ただし、ネイティブの監査には、保持期間が短いことや、フィルタリングおよびアラート機能の選択肢が限られていることなど、いくつかの欠点があります。

すべてのシステムの監視に対応するサードパーティのソリューションを導入すれば、複数のソリューションやコンソールを行き来することで生じる不便さや、そこに内在する人的ミスを解消できます。また、権限とユーザーのアクティビティに関する可視性も高まります。とりわけ Netwrix Auditor for Exchange は、読みやすい Exchange Online および Exchange Server のレポート を提供し、例えば次のような重要な詳細が含まれます。

• 非所有者のメールボックスへのアクセス イベント
• どのユーザーが、どのメールボックスに対して非所有者権限を持っているか
• メールボックスのアクセス許可と委任の変更

また、アクセス イベント と ユーザー権限の変更 を監視するのに必要なあらゆる情報も提供します。内蔵フィルターにより、まさに欲しい情報に簡単に絞り込めます。その結果、セキュリティリスクを最小限に抑えながら、共有メールボックスの利便性を享受できます。